Det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde
Protokoll 14.01.2022/Paragraf 15

173/02.05.01/2022

Det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde 14.01.2022 § 15

§ 15

 Rajahalme Ville

Moisala Jarno

fornamn.efternamn@esbo.fi

 Växel 09 816 21

Förslag  

Beredningsdirektören Tommi Kuukka

Behandling 

Föredragandens ändringar vid sammanträdet har beaktats i protokollet.

Beslut

Redogörelse 

Social- och hälsovårdsministeriet har genom sitt beslut 20.12.2021 VN/26921/2021 beviljat Västra Nylands välfärdsområde statsunderstöd för den nödvändiga IKT-ändringen vid reformen av social- och hälsovården och räddningsväsendet.

Genom beslutet beviljade social- och hälsovårdsministeriet välfärdsområdet ett understöd på 12 587 596 euro i form av specialunderstöd enligt statsunderstödslagen (688/2001) för att användas till det nödvändiga ändringsarbetet i IKT-systemen 2021-2022 som reformen av social- och hälsovården och räddningsväsendet föranleder. Välfärdsområdet ansökte om ovannämnda finansiering till ett belopp av 84 727 400 euro, varav andelen för 2021-2022 var 61 717 400 euro. Det beviljade statsunderstödet täcker 20,4 procent av de uppskattade kostnaderna för ändringsarbetena i IKT-systemen.

Fördelningen av understödet mellan välfärdsområdena, Helsingfors stad samt Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt beskrivs i en promemoria som ingår som tilläggsmaterial.

Det statsunderstöd som delas ut är avsett för beredning, planering och genomförande av den ändring av informationshanteringen, informationsförvaltningen och informationssystemen som genomförs i samband med inrättandet av välfärdsområdena och reformen av ordnandet av social- och hälsovården samt räddningsväsendet.

Understödsbeslutets konsekvenser för beredningen av igångsättandet av välfärdsområdet:

Syftet med IKT-ändringen i samband med att Västra Nylands välfärdsområde sätts i gång är att producera de tjänster som organiseringsansvaret kräver på ett effektivt, tryggt och tillförlitligt sätt. Det ändringsprogram som genomförs enligt en mycket snäv tidtabell är indelat i fyra delområden:

Inom delområdet sektorsbundna system (TOSI) har man i första hand till uppgift att ta emot tiotals nuvarande operativa system till välfärdsområdet. I samband med överföringarna måste det göras betydande ändringar i systemen både på grund av organisationsförändringar, integrationer i nya system för ekonomiförvaltning och på grund av ombyggnad av basinfrastrukturen. Dessutom tar man emot en del av lösningarna i specialomsorgsdistrikten Kårkulla och Eteva. Tidtabellen möjliggör dock inte sammanslagning eller rationalisering av systemen, utan TOSI-helheten är splittrad när verksamheten inleds. Kostnadsförslaget för delområdet 2021-2022 är 14,7 miljoner euro.

En central utmaning inom delområdet sektorsoberoende system (TORI) är att ta fram de administrativa lösningar som välfärdsområdet behöver. I fråga om dessa kvarstår de nuvarande lösningarna i kommunerna, och bland annat systemhelheterna inom ekonomiförvaltningen och personalförvaltningen måste byggas om helt och hållet och integreras i tiotals TOSI-system. Som nya lösningar ska också tas fram områdesförvaltningens verktyg samt bland annat lösningar för kommunikation och klienthänvisning samt arkitekturen för informationsledning. Kostnadsförslaget för delområdet 2021-2022 är 24,5 miljoner euro.

Inom delområdet infrastruktur ska man producera alla slutanvändar-, apparat- och datakommunikationslösningar samt stöd, övervakning och informationssäkerhetstjänster i anslutning till dem. Alla dessa produceras för närvarande som kommunernas centraliserade tjänster utifrån olika leverantörer och tekniker, och en fungerande helhet överförs inte till välfärdsområdet. En central utmaning är att producera en fungerande grundläggande informationsteknik för hundratals verksamhetsställen och tusentals användare. Kostnadsförslaget för delområdet 2021-2022 är 12,4 miljoner euro.

Inom delområdet förvaltning byggs för välfärdsområdet organisationer för informationsförvaltning, informationssäkerhet och dataskydd samt de policyer, den praxis och de anvisningar som god förvaltning och den centrala lagstiftningen kräver, verktyg för kostnadsledning samt mekanismer för övervakning av verksamheten. Kostnadsförslaget för delområdet 2021-2022 är 6,2 miljoner euro.

Utöver de ovannämnda kostnaderna har det uppskattats att det interna arbetet för att samordna processer och system uppgår till 3,8 miljoner euro.

Västra Nyland är det största välfärdsområde som inte byggs på basis av en redan existerande regional aktör, utan området inrättas som en helt ny kombination av tio kommuner, en samkommun inom social- och hälsovården och delar av två specialomsorgsdistrikt. I utgångsläget har välfärdsområdet varken gemensam informationsförvaltning, gemensamma system eller gemensam infrastruktur. En betydande del av de lösningar som verksamheten kräver samt av kompetensen blir kvar i kommunerna och måste byggas på nytt. De lösningar som överförs till välfärdsområdet skiljer sig avsevärt från varandra i fråga om storleksklass, teknik, livscykelfaser och avtal. Helheten är splittrad och svår att hantera.

Det statsunderstöd på 12,6 miljoner euro som beviljades välfärdsområdet 20.12.2021 är inte tillräckligt för att uppnå en handlingsförmåga. De planerade IKT-ändringsuppgifterna är i sin helhet nödvändiga, och med tanke på organiseringsansvaret är det inte möjligt att plocka ut endast enskilda uppgifter eller system. Tidtabellen för IKT-ändringen är också ytterst snäv och kräver redan i princip linjära, delvis kompromisslösningar.

De öppna frågorna kring finansieringen utgör en betydande tidtabellsrisk när måltidtabellen redan är snäv.

Genomförandet av IKT-ändringsprogrammet förutsätter att Västra Nylands välfärdsområde fattar flera upphandlingsbeslut i anslutning till IKT-lösningar och därtill hörande beställningar i början av 2022. Beställningarna kan dock inte genomföras förrän välfärdsområdet är säkert på att finansieringen räcker till.

På grund av den snäva beredningstidtabellen bör en förbindelse om beviljande av tilläggsfinansiering ges senast i början av 2022. Uppskattningen av en kritisk punkt i tidtabellen baserar sig på den mängd IKT-ändringsarbeten som välfärdsområdets IKT-experter och systemleverantörer uppskattat.

Om frågorna kring finansieringen inte blir klara i januari-februari innebär det att kritiska IKT-lösningar inte kan genomföras så att välfärdsområdet kan ordna social- och hälsovården och räddningstjänsterna för befolkningen i området på det sätt som lagstiftningen förutsätter. Om bristerna i IKT-miljön realiseras kan de bland annat leda till betydande informationssäkerhetsrisker, försvåra genomförandet av serviceprocesserna och kräva att kommunerna producerar basinformationstekniktjänster samt ekonomi- och personalförvaltningstjänster för välfärdsområdet.

Västra Nylands välfärdsområde föreslår som primärt alternativ att det till välfärdsområdet ges en förbindelse om beviljande av tilläggsfinansiering så att IKT-ändringsarbetena kan fortsätta planenligt under februari. Om tilläggsfinansiering inte beviljas, förmår Västra Nylands välfärdsområde inte att ta på sig ansvaret för den tjänsteproduktion som överförs från kommunerna och samkommunerna 1.1.2023. Som sekundärt alternativ föreslås därför att, om en förbindelse om beviljande av tilläggsfinansiering inte på ett tillräckligt sätt kan ordnas före februari, det inleds planering av hur överföringen av tjänsteproduktionen kan fördröjas och indelas i etapper på ett kontrollerat sätt i samarbete mellan välfärdsområdet, kommunerna och de styrande ministerierna.

Beslutshistoria

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom