Det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde
Protokoll 28.01.2022/Paragraf 26

10362/02.05.06/2021

Det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde 28.01.2022 § 26

§ 26

Rajahalme Ville

Ulla Palmroos

Kimmo Sarekoski

Tommi Kuukka

fornamn.efternamn@esbo.fi

 Växel 09 816 21

Förslag  

Behandling 

Beslut

Redogörelse 

Organiseringsansvaret för social- och hälsovården och räddningsväsendet ska överföras till välfärdsområdena i sin helhet från 1.1.2023. Som ett led i verkställandet av överföringen av organiseringsansvaret ska Västra Nylands välfärdsområde ordna de kritiska basfunktionerna inom ekonomi- och löneförvaltningen.

Med basfunktioner inom ekonomiförvaltningen avses basbokföring, leverantörs- och kundreskontra, betalningsrörelse samt olika boksluts- och rapporteringstjänster. Till basfunktionerna hör dessutom ekonomiförvaltningens system samt tjänster för underhåll och utveckling av dem. Med basfunktioner inom löneförvaltningen avses löneräkningstjänster, system för personaladministration samt tjänster för underhåll och utveckling av dessa.

Västra Nylands välfärdsområde genomförde en preliminär utredning om de olika alternativen för ordnandet av ekonomi- och löneförvaltningen hösten 2021. Den grundläggande utgångspunkten för ordnandet av ekonomi- och löneförvaltningen har varit:

1. ett så snabbt genomförande av ibruktagandet som möjligt för att funktionerna ska kunna startas i tid,

2. tillförlitligheten vid ibruktagandet av tjänsterna för att minimera systemriskerna i samband med överföringen av organiseringsansvaret,

3. ett så optimalt förhållande mellan pris och kvalitet för tjänsterna som möjligt för att säkerställa att lösningen är kostnadseffektiv,

4. en modern systemarkitektur och moderna servicemodeller för att säkerställa en långsiktig utveckling av ekonomi- och löneförvaltningens funktioner.

Utifrån den preliminära utredningen har som potentiella modeller för ordnande av ekonomi- och löneförvaltningen identifierats att tjänster anskaffas antingen av Sarastia Oy (nedan Sarastia) eller av HUS Asvia. Man har varit tvungen att utesluta en del av organiseringsmodellerna bland annat på grund av systemändringar hos tjänsteproducenterna, upphandlingsjuridiska faktorer och kapacitetsproblem i samband med ibruktagandet. Det är inte heller möjligt att ordna funktionerna som välfärdsområdets egen produktion särskilt på grund av den beredningstid som en konkurrensutsättning av systemen förutsätter samt tillgången på arbetskraft. 

Västra Nylands välfärdsområde har förhandlat med HUS Asvia och Sarastia under slutet av 2021 och i januari 2022.  På basis av förhandlingarna har det konstaterats att båda tjänsteproducenterna i tillräcklig utsträckning uppfyller de grundläggande målen för ekonomi- och löneförvaltningen.

På basis av statens IKT-finansieringsbeslut är dock HUS Asvias organiseringsmodell alltför dyr för Västra Nylands välfärdsområde. Därför har det beslutats att den lösningsmodell som Sarastia erbjuder lyfts fram som ett primärt alternativ för ordnandet av basfunktionerna inom ekonomi- och löneförvaltningen. Dessutom har Sarastia en färdig systemlösning för utbetalningsfunktionerna inom socialvården, vilket för sin del minskar systemriskerna i anslutning till den snäva tidsplanen för beredningen. Sarastia har vid förhandlingarna på ett tillförlitligt sätt visat att bolaget kan genomföra ibruktagningarna på ett kontrollerat sätt inom en exceptionellt snäv tidsplan, bland annat genom att skaffa tilläggsresurser för beredningen genom köpta tjänster och genom att på nytt schemalägga tidigare överenskomna ibruktagningar.

Jämförelsen av tjänsteleverantörerna inom ekonomi- och löneförvaltningen finns framlagd på sammanträdet.

Sarastia är ett inhouse-bolag som ägs av kommunala aktörer och välfärdsområden. För att Västra Nylands välfärdsområde ska kunna skaffa bastjänsterna inom ekonomi- och löneförvaltningen av Sarastia förutsätts att välfärdsområdet blir aktieägare i bolaget. Teckningen skulle basera sig på en riktad emission som bolagets styrelse beslutat om med stöd av ett emissionsbemyndigande som bolagsstämman gett 7.5.2019.

Vid anskaffning av långfristiga utgifter samt aktier och andelar ska bestämmelsen om begränsning av det temporära beredningsorganets behörighet enligt 10 § i införandelagen beaktas. Det temporära beredningsorganet får ingå bindande avtal för välfärdsområdet som gäller endast för viss tid, på så sätt att de upphör senast den 31 december 2023. Därmed kan teckningen genomföras under förutsättning att bolaget förbinder sig att vid behov återlösa de tecknade aktierna från välfärdsområdet.

Syftet med den principiella riktlinjen som nu dras upp är att på basis av en helhetsbedömning visa den mest ändamålsenliga beredningslinjen för ordnandet av ekonomi- och löneförvaltningens funktioner. Utifrån den principiella riktlinjen inleds omedelbart ett planeringsarbete för ibruktagandet av systemen, vilket för sin del kommer att ligga till grund för det formella beslut om ordnande av bastjänsterna inom ekonomi- och löneförvaltningen som fattas efter 1.3.2022 och det upphandlingsbeslut som hänför sig till det. Med stöd av beslutet om ordnandet skulle välfärdsområdet av Sarastia skaffa tjänster inom ekonomi- och löneförvaltningen, vilket innebär en överlåtelse av rörelse och vidare överföring av personal inom ekonomi- och löneförvaltningen från välfärdsområdet till Sarastia. Planeringen av överlåtelsen av rörelse skulle då genomföras vid ett samarbetsförfarande med personalen.

Ur riskhanteringssynvinkel har man identifierat två alternativa reservverksamhetsmodeller för ordnandet av ekonomi- och löneförvaltningen. Modellerna har beskrivits i leverantörsjämförelsen.

Framlagda vid sammanträdet:

-          Jämförelse av tjänsteleverantörerna inom ekonomi- och löneförvaltningen

-          Indikativt anbud på tjänsterna och ibruktagningsprojektet Sarastia365 Talous jämte bilagor

-          Indikativt anbud på tjänsterna och ibruktagningsprojektet Sarastia365 HR

Beslutshistoria

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom