Tarkastuslautakunta
Protokoll 26.10.2022/Paragraf 107

5408/02.08.00/2020

Tarkastuslautakunta 26.10.2022 § 107

§ 107

 etunimi.sukunimi@espoo.fi

 Vaihde 09 816 21

Päätösehdotus Kaupunginreviisori Ala-aho Virpi

Käsittely

Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Paula Viljakainen toimii Espoon teatteri säätiön hallituksen puheenjohtajana ja Jaakko Ravald Koulutuskuntayhtymä Omnian hallituksen varajäsenenä. Molemmat ilmoittivat olevansa esteellisiä käsiteltäessä optiovuoden käyttöönottoa kaupunkikonsernin tilintarkastuspalveluihin.

Jaakko Ravald esitti, että puheenjohtajan esteellisyyden aikana puheenjohtajana toimisi Mika Poutala. Esitystä kannatettiin. Paula Viljakainen ja Jaakko Ravald olivat esteellisinä poistuneena kokouksesta klo 18.41-18.42 jona aikana puheenjohtajana toimi Mika Poutala.

Asia on valmisteltu ulkoisen tarkastuksen yksikön ja hankintakeskuksen yhteistyönä ja tarkistettu myös konserniohjauksesta. Hankintapäällikkö Heli Aro esitteli perusteita kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen ja säätiöiden tilivuosien 2021-2022, 2023 (optio), 2024-2026 (optiot) tilintarkastuspalveluiden hankinnan optiovuoden 2023 käyttöönottamiseksi sekä lähtökohdat tilintarkastusyhteisön optiovuodelle 2023 esittämälle kahden prosentin hinnan korotukselle. Hankintapäällikkö ja kaupunginreviisori vastasivat osaltaan lautakunnan jäsenten esittämiin kysymyksiin.

Päätös

Selostus Valtuusto valitsi 22.3.2021 § 34 kaupungin sekä kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen ja säätiöiden tilivuosien 2021-2022 sekä vuoden 2023 (optio) ja vuosien 2024-2026 (optiot) lakisääteiseksi tilintarkastajaksi BDO Audiator Oy:n sen tekemän tarjouksen perusteella. Valtuusto päätti, että kaupunki tekee päätöksen optioiden käytöstä erikseen ja oikeutti hankintapäätöksellään tarkastuslautakunnan asiakirjoista ilmenevin ehdoin päättämään optioiden käyttöönotosta.

Linkki valtuuston päätökseen ja liitteinä oleviin vertailutaulukkoon sekä tarjouspyyntöön: Dynasty tietopalvelu : Espoon kaupunki (oncloudos.com)

Hankinnassa tarkoitettu tilintarkastuspalvelu sisältää peruskaupungin ja sen liikelaitosten sekä rahastojen ja taseyksiköiden lisäksi tytäryhteisöjen ja säätiöiden hallinnon ja talouden lakisääteisen tilintarkastuksen. Tämän lisäksi tarkastukseen kuuluu Espoon kaupungin konsernitilinpäätöstä varten annettavien tietojen varmistaminen. Hankintaa ei ollut jaettu osiin hankinnan luonteen vuoksi. Kaupungin konsernihallinnon kanssa sovitun perusteella tarkastuslautakunta on valmistellut sekä kaupungin että tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelujen hankinnan yhdessä kilpailutuksessa. 

Kokoukseen on kutsuttu asiantuntijaksi hankintapäällikkö Heli Aro Hankintakeskuksesta.

Espoon kaupungilla on oikeus jatkaa sopimuskautta optiovuodelle 2023 ja optiovuosille 2024-2026. Option käyttämisestä ilmoitetaan tarjouspyynnön mukaisesti tilintarkastusyhteisölle viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

Tässä ajankohdassa tarkastuslautakunnan tulee päättää vuoden 2023 option käyttöönotosta. Vuodenvaihteessa 2023-2024 tarkastuslautakunnan päätettäväksi tulee vuosien 2024-2026 optioiden käyttöönotto. Hankintalain (1397/2016) mukaan edellytyksenä on, että alkuperäistä hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on mainittu mahdollisesta myöhemmästä suorahankinnasta ja että lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Suorahankinta voidaan tehdä enintään kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä

Kaupunginreviisori on käynyt alustavan neuvottelun option käyttöönotosta BDO Audiator Oy:n edustajien kanssa, ja yhteisö on osaltaan valmis option käyttöönottoon tarjouspyynnön ja sopimuksien mukaisin ehdoin.

Espoon kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen laajuudeksi Espoon kaupunki arvioi 180 tarkastuspäivää tilivuodessa. Tilintarkastusyhteisö laskuttaa kaupunkia jälkikäteen tilintarkastuspalveluun käytetyn tarkastusajan mukaisesti. Vuosittainen tarkastuspalkkio on vuoden 2022 osalta 69 600 euroa tilikautta kohden, vaikka tarjoajan tarjouksessaan tarjoama hinta esitetyin päivähinnoin (alv 0%) edellä mainittu arvio henkilötyöpäivämäärästä ylittyisikin kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen hoidossa. Hintaan sisältyvät kaikki kulut, kuten matka-, materiaali-, laskutus-, toimisto- ja toimituskulut. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Tarjouspyynnön ja sopimuksen mukaisesti tilintarkastuspalvelun hintoja voidaan tarkistaa vuoden 2023 option käyttöönoton yhteydessä yhteensä enintään kaksi (2) prosenttia muutosehdotuksen hetkellä voimassa oleviin hintoihin.

Hankintakeskus tarkistaa ennen option käyttöönottoa, että hankinnan sopimuksesta ja tarjouspyynnöstä ilmenevät valittua yhteisöä koskevat vaatimukset ja kelpoisuuteen liittyvät ehdot täyttyvät edelleen.

Tarjouspyynnössä ja sopimuksessa on todettu, että sosiaali- ja terveydenhuollon sekä aluehallinnon uudistus lainsäädäntömuutoksineen tuovat toteutuessaan merkittäviä muutoksia Espoon kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen volyymiin. Uudistuksen vaikutuksia hankittavan tilintarkastuspalvelun volyymiin arvioidaan neuvoteltaessa optioiden käyttöönotosta. Kaupungissa ja kaupunkikonsernissa kaupungin päätösten perusteella mahdollisesti tapahtuvien muutosten vaikutuksista tilintarkastukseen neuvotellaan erikseen.

Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut siirtyvät Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle 1.1.2023 alkaen. Kaupunginreviisorin arvion mukaan Espoon kaupungin optiovuoden 2023 tarkastusta varten on perusteltua varata tilintarkastusyhteisöltä edelleen resurssi 180 tarkastuspäivän käyttöä varten. Uudistuksen aiheuttamasta henkilöiden, tehtävien ja tietojärjestelmien siirrosta aiheutunee merkittävää tarkastustarvetta Espoon kaupungin näkökulmasta, samoin Espoon kaupungin uudistumassa olevat keskeiset kirjanpidon ja talous- sekä palkkahallinnon järjestelmät aiheuttanevat osaltaan merkittävää tarkastustarvetta. Hinnantarkistuksen arvioidaan olevan perusteltua yleisen kustannustason nousun seurauksena.

Optiovuosien 2024-2026 tarkastuspäivien tarve on mahdollista arvioida ensi syksynä, kun Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen toiminta on täysimääräisesti käynnissä. Tarjouspyynnön ja sopimuksen mukaisesti optiovuosien 2024-2026 hintoja on mahdollista tarkistaa vuosittain enintään yksi (1) prosentti muutosehdotuksen hetkellä voimassa oleviin hintoihin.

Mikäli kaupunki ottaa option tai optiot käyttöön, jatkuu sopimuksen voimassaolo automaattisesti niin, että sopimus on voimassa, kunnes käyttöönotetun optiopäätöksen mukaisen/mukaiset optiovuoden/-sien tilintarkastus on loppuun suoritettu ja valtuusto on hyväksynyt tilinpäätöksen ja käsitellyt tilintarkastuskertomuksen.

Päätöshistoria

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi