Kaupunginhallitus
Protokoll 27.05.2024/Paragraf 132

Asianumero 5079/00.04.00/2020

Kaupunginhallitus 27.05.2024 § 132

§ 132

 etunimi.sukunimi@espoo.fi

 Puhelinnumero 09 816 21

Päätösehdotus Esittelijä

 Kasvun ja oppimisen toimialajohtaja Rinta-aho Harri

Käsittely 

Rahoitusjohtaja Ari Konttas poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi (Kuntien Tiera Oy:n hallituksen jäsen, HallL 28.1 § 5-kohta).

Vuornos Laakson ym. kannattamana teki seuraavan muutosehdotuksen:

Poistetaan esityksestä kohta: "Päätös on kuitenkin siten ehdollinen, että jos hankkeen uudelleenmuotoilussa saavutetaan neuvotteluratkaisu kesäkuun 2024 aikana, Espoon kaupunki varaa mahdollisuuden jatkaa hankkeessa. Mahdollisesta jatkamisesta päätetään kaupunginhallituksen elokuun kokouksessa." ja muutetaan esityksen viimeinen kappale seuraavasti: Lisäksi aloitetaan valmistelu, jossa selvitetään miten DigiOnen jo valmistuneita osioita voidaan hyödyntää kuntien yhteistyössä.

Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja totesi, että on tehty esittelijän esityksestä poikkeava kannatettu ehdotus, jonka johdosta on äänestettävä.

Puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen 10 äänellä 5 ääntä vastaan hyväksyneen Vuornoksen muutosesityksen. Äänestyslista on pöytäkirjan liitteenä.

Päätös

Selostus 

DigiOne hanke

 Espoon kaupunginhallitus on 2.11.2020 § 359 päättänyt hyväksyä DigiOne yhteistyösopimuksen. Yhteistyösopimuksella Kuntien Tiera Oy (jäljempänä Tiera) sekä Vantaa, Espoo, Oulu, Tampere ja Turku sopivat DigiOnen toteuttamisesta yhteistyössä. Myöhemmin sopimukseen ovat liittyneet Lahti ja Jyväskylä (yhteistyösopimuksen kaikki kuntaosapuolet jäljempänä Edelläkävijäkunnat).

DigiOne-hankkeessa toteutetaan oppimisen ja koulutuksen järjestelmiä yhteen kokoava valtakunnallinen digitaalinen alusta, jossa on koottuna käyttäjäystävällisesti kaikki opettajan, oppijan, rehtorin, huoltajien ja hallinnon käyttämät tiedot, järjestelmät ja palvelut. Alustan tavoitteena on kasvaa opetusalan valtakunnalliseksi digitaaliseksi ekosysteemiksi, johon myös muut opetuksen järjestäjät ja alan toimijat voivat liittyä. DigiOne kattaa palvelut perusopetukseen ja lukiokoulutukseen. Myöhemmin on mahdollista päättää varhaiskasvatuksen ja ammatillisen koulutuksen palveluiden integroimisesta ja/tai kehittämisestä DigiOneen. Tämä kuitenkin edellyttää erillistä rahoitusta ja kehittämispanosta.

Yhteistyösopimus jakautuu hankevaiheeseen sekä jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen. Hankevaiheessa Edelläkävijäkuntien ja Tieran on tarkoitus kehittää DigiOne ekosysteemiä ja palvelualustaa yhdessä ekosysteemiin kuuluvien palveluiden tuottajien kanssa siten, että jatkossa ratkaisu on käytössä useissa eri kunnissa ja että muut kunnat osaltaan osallistuvat DigiOnen jatkokehittämisen kustannuksiin. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen siirryttäessä DigiOne luovutetaan Tieran hallinnoitavaksi ja sitä kehitetään tarkoituksena saattaa ekosysteemi mahdollisimman laajasti käytettäväksi. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheessa DigiOnessa mukana olevat kunnat päättävät palvelusopimuksessa sovitun hallintamallin mukaisesti palvelualustaan ja ekosysteemiin liittyvistä asioista, jotka operaattorina toimiva Tiera toteuttaa.

Vantaa toimii hankkeen isäntäkuntana, joten Vantaan tehtävänä on hankevaiheen aikana hoitaa ohjausryhmän ja muiden hankkeen aikaisen hallintamallin elinten linjausten täytäntöönpano siten, että hanke toteutetaan sopimuksen, hankesuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisesti. Vantaan isäntäkuntana hankkeen hallintamallin mukaan täytäntöönpanemista linjauksista aiheutuneet kustannukset maksetaan hankkeelle varatuista rahoista. Edelläkävijäkunnat viimekädessä vastaavat hankkeessa aiheutuvista kustannuksesta pakollisten liittymismaksujensa mukaisessa suhteessa. Vantaa järjestää hankeorganisaation käytännön toiminnan, hankkeen maksujen suorittamisen ja vastaa rahaliikenteestä. Hankevaiheessa rahaliikenne Edelläkävijäkuntien Tieran ja Vantaan välillä tapahtuu siten, että Edelläkävijäkunnat ml. Vantaa maksavat Tieralle liittymismaksuja ja Tiera maksaa Vantaalle edelläkävijäpalautusta.

Edelläkävijäkunnat ovat 2020 yhteistyösopimuksella sitoutuneet rahoittamaan hanketta liittymismaksuilla yhteensä n. 5,4 milj. eurolla, josta Espoon osuus on n. 1,6 milj. euroa. Jyväskylän ja Lahden liittyminen yhteistyösopimukseen lisäsi liittymismaksujen yhteismäärää 1,2 milj. euroa yhteensä 6,7 milj. euroon. Business Finland Oy on aiemmin myöntänyt DigiOnelle 5,4 milj. euron tuen ja Kuntaliitto 0,25 milj. euron tuen. Edelläkävijäkuntien rahoituksen ja tukien kanssa hankkeen kokonaisbudjetti oli vuonna 2020 yhteensä 12 milj. euroa.

Kaupunginhallitus hyväksyi 19.12.2022 § 383 DigiOne yhteistyösopimuksen muutossopimuksen, jossa sovittiin mm. hankkeen lisärahoituksesta yhteensä 2,2 milj. euroa (Espoon osuus 550 000 euroa n, 25%) ja hankkeen jatkumisesta vuodelle 2024. Lisäksi kuntaliitto myönsi 0,25 milj. euron tuen hankkeelle. Tällöin hankkeen kokonaisbudjetti oli 14,5 milj. euroa.

Alkuperäistä DigiOne-hanketta täydentää DigiOne2-projekti. DigiOne2-projektin kustannusarvio on kokonaisuudessaan 2 570 000 euroa. Business Finland Oy on 3.11.2023 on myöntänyt DigiOne2-projektille avustusta enintään 1 287 000 euroa. Avustus on myönnetty sillä ehdolla, että se voi olla enintään 50 %:ia projektin hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista.  DigiOne2-projektin omavastuuosuudet sisältyvät 18.12.2024 käsiteltyyn yhteistyösopimuksen muutossopimukseen. DigiOne2-projektin kohteena on ohjaavan valintatarjottimen kehittäminen, applikaatioekosysteemin kehittäminen ja ekosysteemin laajentaminen uusilla palveluilla.

Kaupunginhallitus hyväksyi DigiOne-yhteistyösopimuksen muutokset kokouksessaan 18.12.2023 § 348 edellyttäen, että kaupunginhallitukselle tuodaan riittävä selvitys DigiOne-hankkeen tilasta kaupunginhallituksen kokoukseen 29.4. Tämän jälkeen tehdään erillinen päätös hankkeen jatkosta. DigiOne-yhteistyösopimuksen muutossopimuksessa sovittiin mm. hankkeen lisärahoituksesta yhteensä 11 823 621 eurolla, josta Espoon osuus on 2 955 905 euroa. Yhteistyösopimuksen muutossopimuksessa sovittiin hankkeen jatkamisesta vuodelle 2025 ja mahdollisesti tätä pidempään siten, että hanke päättyy, kun lukio-opetuksen toiminnallisuudet sisältävä versio on luovutettu Tieralle ja hanke on ajettu alas. Lisäksi sopimuksessa sovittiin, että yksittäisellä kunnalla on mahdollisuus irrottautua DigiOne-hankkeesta 30.4.2024 tarkastuspisteen jälkeen 30 vuorokauden aikana. Tällöin kunnan on poistuessaan maksettava osuutensa hankkeen kustannuksista, jotka ovat kertyneet tarkastuspisteeseen mennessä, osuutensa mahdollisista hankkeen alasajokustannuksista, yhteisten palvelujen palvelumaksut vuoden 2029 loppuun asti sekä muut mahdolliset poisjäämisestä hankkeelle aiheutuvat kustannukset.

Lisäksi kaupunginhallitus edellytti, että korjaavien toimenpiteiden toteutus ja niiden riittävyyden arvio tuodaan kaupunginhallituksen arvioitavaksi. Tässä yhteydessä tulee myös esitellä vaihtoehtoisia ratkaisumalleja kustannuksineen ja aikatauluineen digitaalisten palvelujen toteuttamiseksi mahdollisen DigiOne-hankkeesta irtautumisen jälkeen.

Hankkeen tilanne tarkastuspisteessä ja päätösehdotuksen perustelut

DigiOne-hankkeessa on toteutettu alkuvuoden aikana yhteistyösopimuksen muutossopimuksessa sovittuja kehittämistoimenpiteitä, jotka perustuvat Deloitten vuoden 2023 lopulla laatiman ulkopuolisen arvion suosituksiin. Kehittäminen on suuntautunut hankkeen päätöksentekoon, kehitysmalliin ja laajuuden hallintaan, joiden lisäksi hankkeeseen on palkattu projektijohtamisen asiantuntija, joka on tuonut ryhtiä projektikäytäntöihin. Kaikkien toimenpiteiden vaikutuksia on vielä tässä vaiheessa vaikea arvioida. Oikean suuntaisista kehittämistoimista huolimatta hankkeen arviot jäljellä olevasta työmäärästä ja ensimmäisen version valmistumisajankohdasta ovat muuttuneet jatkuvasti.

Hankkeen tekninen kehitystyö on edistynyt siten, että suunnitelman mukaisesti ensimmäinen versio valmistuisi Q1/2025 ja olisi otettavissa Espoon perusopetuksen pilottikouluilla käyttöön syksyllä 2025. Kehitystyön painopisteinä on ollut perusopetuksen ja lukion yhteiset toiminnallisuudet. Kevään aikana suoritetut moduulikohtaiset testit ovat olleet toiminnallisesti onnistuneita. Testausta tehneet käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä näkemäänsä. Käyttäjät ovat kokeneet, että kehitettävät työkalut vastaavat koulujen ja opettajien tarpeisiin. Toteutuksen laajuus on kiinnitetty toiminnan näkökulmasta ja kaupungit hyväksyvät sisällön.

Deloitte tehnyt kevään 2024 aikana kaksi uutta katselmointia integraatioarkkitehtuurista ja -toteutuksesta sekä hankkeen uudelleenkatselmoinnin. Molemmissa katselmoinneissa havaittiin ongelmia, joista merkittävimmät liittyvät arkkitehtuuriin, integraatioihin sekä hankkeen hajautettujen vastuiden malliin. DigiOnen jatkamiseen liittyy niin huomattavia riskejä, että hankkeen ohjausryhmä totesi 18.4.2024 kokouksessaan, että hankkeen jatkaminen edellyttää sen uudelleenmuotoilua.

Hanke on valmistellut toimenpideohjelman, joka sisältää Tieran kokonaisvastuun, integraatioarkkitehtuurin varmistuksen ulkopuolisen toimijan ohjauksessa, sekä ICT-kehittämisen ohjaukseen sekä resursointiin liittyviä toimenpiteitä. Hankkeessa ei ole kuitenkaan saavutettu yhteisymmärrystä korjaavien toimenpiteiden rahoituksesta.

Kuntien Tiera Oy on tehnyt sitoumuksetta viime hetken ehdotuksen ottaa kokonaisvastuu kehityksen johtamisesta ja osaltaan myös hankkeen rahoituksesta. Ehdotus on ylätasoinen, joten ehdotuksen sisällön täsmentäminen jäisi jatkoneuvottelujen varaan. Jos yhteisymmärrys jatkoneuvotteluissa syntyy kesäkuussa ja kattavalla kokonaisvastuulla, Espoo varaa mahdollisuuden sitoutua jatkoon kaupunginhallituksen erillisellä päätöksellä.

Yhteistyösopimus mahdollistaa kaupungeille irtaantumisen DigiOnesta toukokuun 2024 loppuun mennessä. Vastaava päätös on myös Tampereen kaupunginhallituksen käsittelyssä 27.5.2024. 

Vaihtoehtoinen ratkaisu ja riskit

Hankkeen keskeiset riskit aiheutuvat siitä, että yhteistyöhön on sitouduttu ja toteutus on vielä keskeneräinen, koska kyseessä on kehityshanke. Liittyessään hankkeeseen Espoo on sitoutunut DigiOne-hankkeen ohjausryhmän enemmistöpäätöksiin. Espoon näkökulmasta epäedullisten päätösten riskiä hillitsee kuitenkin se, että Espoolla on hankkeessa lähtökohtaisesti samat tarpeet ja intressit kuin muilla hankkeeseen osallistuvilla kumppaneilla. Muutossopimuksen perusteella Espoolla tai muulla yksittäisellä kunnalla on oikeus itsenäisesti irtautua yhteistyöstä 30.4.2024 jälkeisen 30 vrk aikana, jos se ei pidä hankkeelle tehtyjen korjaavien toimenpiteiden suunnitelmaa ja toteutusta riittävinä. Tällöin poistuvalle kunnalle lankeaa maksettavaksi osuutensa hankkeen kustannuksista, jotka ovat kertyneet tarkistuspisteeseen mennessä, osuutensa mahdollisista hankkeen alasajon kustannuksista, yhteisten palvelujen ylläpitomaksut vuoden 2029 loppuun asti sekä muut mahdolliset poisjäämisestä Hankkeelle aiheutuvat kustannukset.

Hankkeen toteuttaminen ilman merkittäviä muutostoimenpiteitä ei ole mahdollista. Tällöin hankkeelle tulisi arvioitavaksi, tulisiko hanke keskeyttää. Tällöin kuntien DigiOneen käyttämät investoinnit menettäisivät arvonsa.

Jos DigiOne-hanke ei toteudu, alkuperäinen kunnilla oleva ongelma on edelleen voimassa. Nykyiset järjestelmät eivät vastaa opetuksen ja opetukseen liittyvän hallinnon tarpeita ja nykyinen toimija ei ole aktiivisesti kehittänyt tuotettaan viime vuosina. Nykyinen järjestelmätoimittaja on indikoinut, että heidänkin kehityksensä tiekartta on laaja ja kehitystyö tulisi kestämään useita vuosia. Sen lisäksi kehitystyön kustannukset ovat huomattavat ja toteuttaminen ei ole todennäköistä nykyisentasoisilla palvelumaksuilla. Jo nyt on nähtävissä huomattavaa vuosittaista kustannusten kasvua. Nykyiset sopimukset eivät hankintalain näkökulmasta mahdollista massiivista kehitystyötä yhden toimijan kanssa. On myös epäselvää, säilyykö nykyisen toimittajan kiinnostus tuotteen jatkokehittämisestä, jos potentiaalinen kilpailija (DigiOne) ei tule markkinoille. Lisäksi sopimus nykyisen toimittajan kanssa on vanha ja on erittäin todennäköistä, että vaaditaan uusi hankinta, jotta toimittajan kanssa voidaan jatkaa.

DigiOne-hankkeessa on jo toteutettu osia, joiden pohjalta jatkokehittäminen yksittäisen kunnan tai uuden muodostettavan konsortion toimesta on mahdollista. Tällöin suurin riski on uuden kehitystyön organisoimisessa ja kehitystyön vauhtiin saamisessa. Tässä skenaariossa alkuperäisen DigiOne-sopimuksen mukaiset alasajokustannukset realisoituvat ja tämän lisäksi tulee kokonaisuuden valmiiksi saattamiseen vaadittavat investoinnit. Myös aikataulu venyy alkuperäisestä.

Päätöshistoria

Kaupunginhallitus 18.12.2023 § 348

Päätösehdotus Esittelijä

 Kasvun ja oppimisen toimialajohtaja Rinta-Aho Harri

Kaupunginhallitus

1
hyväksyy liitteen mukaiset DigiOne yhteistyösopimuksen muutokset, edellyttäen että kaupunginhallitukselle tuodaan riittävä selvitys DigiOne-hankkeen tilasta kaupunginhallituksen kokoukseen 29.4.2024. Tämän jälkeen tehdään erillinen päätös hankkeen jatkosta.

2
valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan sopimuksen muutoksista sekä tekemään siihen tarvittaessa muita vähäisiä teknisiä tarkennuksia.

Yhteistyösopimuksen muutosten allekirjoituksen edellytyksenä on, että Vantaa, Turku, Tampere, Oulu, Jyväskylä ja Lahti tekevät asiasta vastaavan päätöksen.

Käsittely 

Ari Konttas poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi (Kuntien Tiera Oy:n hallituksen jäsen, HallL 28.1 § 5-kohta).

Puheenjohtaja Partasen kannattamana teki seuraavan lisäysehdotuksen:

Espoon kaupunginhallitus edellyttää, että DigiOne -hankkeen projektinjohtamista vahvistetaan, jotta hanke pysyy aikataulussa ja kustannusarvion mukaisena.

Aaltonen Guzeninan kannattamana teki seuraavan lisäysehdotuksen:

Kaupunginhallitus edellyttää, että korjaavien toimenpiteiden toteutus ja niiden riittävyyden arvio tuodaan ennen sopimuksessa määriteltyä määräaikaa (30.4.2024) kaupunginhallituksen arvioitavaksi. Tässä yhteydessä tulee myös esitellä vaihtoehtoisia alustavia ratkaisumalleja kustannuksineen ja aikatauluineen digitaalisten palvelujen toteuttamiseksi mahdollisen DigiOne -hankkeesta irtautumisen jälkeen.

Simon Elo veti kannatuksensa pois Mikko Laakson edellisessä kokouksessa tekemälle muutosehdotukselle.

Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja totesi Laakson ehdotuksen raukeavan kannattamattomana.

Puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko puheenjohtajan ehdotus yksimielisesti hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen sen.

Puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko Aaltosen ehdotus yksimielisesti hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen sen.

Päätös

Kaupunginhallitus

1
hyväksyy liitteen mukaiset DigiOne yhteistyösopimuksen muutokset, edellyttäen että kaupunginhallitukselle tuodaan riittävä selvitys DigiOne-hankkeen tilasta kaupunginhallituksen kokoukseen 29.4.2024. Tämän jälkeen tehdään erillinen päätös hankkeen jatkosta.

2
valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan sopimuksen muutoksista sekä tekemään siihen tarvittaessa muita vähäisiä teknisiä tarkennuksia.

Yhteistyösopimuksen muutosten allekirjoituksen edellytyksenä on, että Vantaa, Turku, Tampere, Oulu, Jyväskylä ja Lahti tekevät asiasta vastaavan päätöksen.

3
edellyttää, että DigiOne -hankkeen projektinjohtamista vahvistetaan, jotta hanke pysyy aikataulussa ja kustannusarvion mukaisena.

4
edellyttää, että korjaavien toimenpiteiden toteutus ja niiden riittävyyden arvio tuodaan ennen sopimuksessa määriteltyä määräaikaa (30.4.2024) kaupunginhallituksen arvioitavaksi. Tässä yhteydessä tulee myös esitellä vaihtoehtoisia alustavia ratkaisumalleja kustannuksineen ja aikatauluineen digitaalisten palvelujen toteuttamiseksi mahdollisen DigiOne -hankkeesta irtautumisen jälkeen.

Kaupunginhallitus 04.12.2023 § 331

Päätösehdotus Esittelijä

 Kasvun ja oppimisen toimialajohtaja Rinta-Aho Harri

Kaupunginhallitus

1
hyväksyy liitteen mukaiset DigiOne yhteistyösopimuksen muutokset

2
valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan sopimuksen muutoksista sekä tekemään siihen tarvittaessa muita vähäisiä teknisiä tarkennuksia.

Yhteistyösopimuksen muutosten allekirjoituksen edellytyksenä on, että Vantaa, Turku, Tampere, Oulu, Jyväskylä ja Lahti tekevät asiasta vastaavan päätöksen.

Käsittely 

Rahoitusjohtaja Ari Konttas poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi (Kuntien Tiera Oy:n hallituksen jäsen, HallL 28.1 5-kohta).

Laakso Simon Elon kannattamana teki seuraavan muutosehdotuksen:

Espoo irtautuu DigiOne hankkeesta.

Puheenjohtaja Partasen ym. kannattamana ehdotti, että asia jätetään pöydälle.

Keskustelun pöydällepanosta päätyttyä puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko puheenjohtajan ehdotus yksimielisesti hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen sen.

Päätös

Kaupunginhallitus:
Asia jätettiin yksimielisesti pöydälle.

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi