Kaupunginhallitus
Föredragningslista 02.03.2026/Ärendenr. 18

Asianumero 4362/02.08.00/2025

Kaupunginhallitus 02.03.2026  

 etunimi.sukunimi@espoo.fi

 Puhelinnumero 09 816 21

Päätösehdotus Esittelijä

 Kaupunginjohtaja Mykkänen Kai

Kaupunginhallitus ehdottaa, että valtuusto merkitsee selostusosan tiedoksi vastauksena valtuutettujen Mikko Laakson ym. jättämään valtuustoaloitteeseen sähköisen huutokaupan nykyistä laajemmasta käyttämisestä ja hankintojen kustannustehokkuuden lisäämisestä sekä toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi.

Käsittely 

Päätös

Selostus 

Valtuustoaloite

Valtuutettu Mikko Laakso sekä 23 muuta valtuutettuja ovat 17.11.2025 jättäneet valtuustoaloitteen, jossa kysytään miten ja millä suunnitelmalla sähköisen huutokauppamenettelyn käyttöä on tarkoitus laajentaa, jotta sähköisen huutokaupan käyttö olisi suositusta vastaavassa laajuudessa.

Valtuustoaloitteessa todetaan, että juuri hyväksytyn Espoo-tarinan mukaan Espoon talous tasapainotetaan hallitulla menojen kasvuvauhdilla, tuottavuutta parantamalla sekä kokonaistaloudellisesti parhaimpien ratkaisujen avulla.

Hankintojen osalta Espoo-tarinassa on linjattu, että käytämme kokonaistaloudellisesti parhaita ratkaisuja ja parannamme hankintojen kustannusvaikuttavuutta. Parhaiden hankintaratkaisujen käyttöönotossa tulee olla ripeä, jotta saisimme kustannusvaikuttavuutta ja säästöjä aikaiseksi jo tämän valtuustokauden aikana.

Valtuutetut nostavat esiin HUS:n hankinnat, joissa on otettu käyttöön sähköinen huutokauppa. Tämä hankintamalli on tuonut arviolta 15 prosentin säästöt suhteessa aiempiin sopimushintoihin.

Valtuustoaloitteen mukaan huutokauppa sopii standardihankintoihin. Selvitysten mukaan huutokauppaa on käytetty Euroopassa laajasti yksinkertaisissa tavarahankinnoissa, mutta myös palveluihankinnoissa, kuten kuljetuspalveluissa, siivouspalveluissa ja huoltopalveluissa.   Asiantuntijoiden mukaan sähköistä huutokauppaa on suositeltavaa käyttää noin 30 % kaikista hankinnoista.

Lisäksi valtuutetut edellyttävät, että valtuustolle valmistellaan esitys hankintojen kustannustehokkuuden lisäämisestä sekä sähköisen huutokaupan nykyistä laajemmasta käyttämisestä. Miten ja millä suunnitelmalla sähköisen huutokauppamenettelyn käyttöä on tarkoitus laajentaa, jotta huutokaupan käyttö olisi suositusta vastaavassa laajuudessa?

Vastaus valtuustoaloitteeseen

Espoon kaupunki noudattaa hankinnoissaan muun muassa hankintalainsäädäntöä, Espoon kaupungin eettisiä periaatteita ja yhteisiä pelisääntöjä (ns. code of conduct).

Sähköisen huutokaupan taustaa

Hankintalainsäädäntö mahdollistaa sähköisen huutokaupan käyttämisen osana hankintojen kilpailuttamista kilpailutuksen viimeisessä vaiheessa. Sähköinen huutokauppa on myös yksi tapa toteuttaa puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän sisäinen kevennetty kilpailutus.

Sähköiset huutokaupat sopivat parhaiten markkinoille, joilla on riittävästi tervettä kilpailua, selkeä, ennustettava, toistuva sekä neutraaliaiheinen hankintatarve sekä helposti vertailtavat hinnat. Tyypillinen esimerkki sopiviksi kohteiksi sähköiseen huutokauppaan ovat erilaiset standardoidut ja helposti määriteltävissä olevat tavarat. Lisäksi hankittavan määrän tulee olla tarpeeksi houkutteleva tarjoajille ja potentiaaliset säästöt riittävän houkuttelevia hankintayksikölle, jotta sähköisen huutokaupan edellyttämä hallinnollinen lisätyö kannattaa. Tärkeää on myös, että tarjouspyynnön määrittelyjen selkeyteen, yksiselitteisyyteen ja ymmärrettävyyteen panostetaan erityisesti – kun tarjoajat tietävät tarkalleen, mistä ja millaisin ehdoin ne kilpailevat, tarjoajien on helpompi laskea paras mahdollinen tarjoushinta. Vuoropuhelu markkinoiden kanssa ennen tarjouskilpailun käynnistymistä on siten erittäin tärkeää.

Sähköisen huutokaupan käytöstä ja tunnistetuista haasteista Espoon kaupungilla

Espoon kaupunki on hankkinut sähköisten huutokauppojen avulla jo pitkään mm. erilaisia elintarvikkeita. Elintarvikehankinnoissa sähköisillä huutokaupoilla on todettu saavutettavan käytännössä huomattavia kustannussäästöjä. Syksyllä 2025 hankintamallia kehitettiin entisestään, kun Espoon kaupungin hankintakeskus perusti yhdessä Espoo Cateringin kanssa elintarvikkeita koskevan dynaamisen hankintajärjestelmän, jonka sisäisiä kevennettyjä kilpailutuksia on mahdollista toteuttaa sähköisenä huutokauppana. Hankintaprosessissa sähköisen huutokaupan aluksi pyydetään ennakkoon määritellyn tuotekuvaston mukaiset esitarjoukset kaikilta dynaamisen hankintajärjestelmän ko. osa-alueen osallistujilta. Huutokaupan aikana tarjoajilla on mahdollisuus alentaa tarjoustaan. Huutokaupan pituus jatkuu sovitun ajan jälkeen aina 5 minuuttia viimeisimmän huudon jälkeen.

Sähköisten huutokauppojen kustannusvaikuttavuus on kiistaton. Sähköisten huutokauppojen avulla saavutettiin esitarjouksen ja lopullisen hinnan välillä kesän 2025 elintarvikehuutokaupoissa 0, 4, 5, 8, 9 ja 17 % säästöjä. Esimerkiksi lihatuotteiden kohdalla sähköisen huutokaupan avulla hintoja saatiin laskettua puolen vuoden aikana 230 000 € (hintoja verrattu kalleimman alustavan tarjouksen sekä voittaneen hinnan välillä). HeVi-puolen vastaavassa kilpailutuksessa sähköisen huutokaupan avulla säästöä yhteensä syntyi 179 000 € puolessa vuodessa.

On hyvä huomioida, että kaupunki hyödyntää jo nykyisellään myös ns. tavallisia kevennettyjä kilpailutuksia osana monia puitejärjestelyjään. Myös näiden avulla hintakilpailua saadaan tuotua sopimuskausille. Kevennetyt kilpailutukset ovat hallinnollisesti sähköisiä huutokauppoja kevyempiä toteuttaa sekä tarjoajille että kaupungille.

Sähköisiä huutokauppoja on Espoon sopimuksilla järjestetty pääsääntöisesti 6–12 kuukauden välein, eikä erityisen tiheä väli tyypillisesti ole raskaan prosessin vuoksi suositeltava.

Suunnitelma sähköisen huutokauppamenettelyn käytön laajentamiseksi

Kaupungilla on useita hankintoja, joissa hankintakeskuksen ja muiden kilpailuttavien yksiköiden kannattaa jatkossa tutkia sähköisen huutokaupan hyödyntämismahdollisuuksia tarkemmin ja tarkoituksenmukaiseksi tunnistettavissa tapauksissa tukea tilaavaa yksikköä mallin jalkauttamisessa.

Hankintakeskus tulee kustannusvaikuttavuuden edistämiseksi tekemään aktiivisesti lisää tausta- ja vaikuttamistyötä, jotta sähköisiä huutokauppoja voidaan käyttöönottaa hankinnoissa, joissa sen käytöstä arvioidaan saatavan selkeitä säästöjä. Hankintakeskus on luonut suunnitelman sähköisen huutokauppamenettelyn käytön laajentamiseksi kaupungilla:

1. Hankintakeskus ottaa jokaisen puitejärjestelyn kohdalla toimialan kanssa pohdittavaksi soveltuisiko sähköinen huutokauppa kyseisen hankinnan toteuttamistavaksi.
2. Espoon kaupunki tekee kaikissa yli 7 miljoonan euron hankinnoissa syventävän kustannusvaikuttavuusanalyysin, jonka yhteydessä Hankintakeskus nostaa sen vastuulla olevissa hankinnoissa keskusteluun soveltuvimman kilpailuttamistavan, erityisesti sähköisen huutokaupan.
3. Hankintakeskus käy kaikki vuoden 2026 sekä 2027 suunnitellut hankinnat kootusti läpi sisäisesti ja tekee suunnitelman potentiaalisista kohteista sähköisen huutokaupan hyödyntämiseen
4. Hankintakeskus käynnistää keskustelut tarjoajapuolen kanssa sähköisen huutokaupan toimivuudesta aloilla, jotka nähdään potentiaalisina sähköisen huutokaupan käyttökohteina.

Yhteenveto

Hankintakeskus pyrkii suunnitelmallisesti lisäämään sähköisen huutokauppamenettelyn hyödyntämistä säästöjen aikaansaamiseksi tarkoituksenmukaisissa hankinnoissa. Jatkossakin erityisesti elintarvikehankinnoissa tullaan hyödyntämään sähköisen huutokaupan tuottama säästömahdollisuus.

Päätöshistoria

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi