Kaupunginhallitus
Protokoll 04.12.2023/Paragraf 331

Asianumero 5079/00.04.00/2020

Kaupunginhallitus 04.12.2023 § 331

§ 331

 etunimi.sukunimi@espoo.fi

 Puhelinnumero 09 816 21

Päätösehdotus Esittelijä

 Kasvun ja oppimisen toimialajohtaja Rinta-Aho Harri

Käsittely 

Rahoitusjohtaja Ari Konttas poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi (Kuntien Tiera Oy:n hallituksen jäsen, HallL 28.1 5-kohta).

Laakso Simon Elon kannattamana teki seuraavan muutosehdotuksen:

Espoo irtautuu DigiOne hankkeesta.

Puheenjohtaja Partasen ym. kannattamana ehdotti, että asia jätetään pöydälle.

Keskustelun pöydällepanosta päätyttyä puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko puheenjohtajan ehdotus yksimielisesti hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen sen.

Päätös

Selostus 

DigiOne hanke

Espoon kaupunginhallitus on 2.11.2020 § 359 päättänyt hyväksyä DigiOne yhteistyösopimuksen. Yhteistyösopimuksella Kuntien Tiera Oy (jäljempänä Tiera) sekä Vantaa, Espoo, Oulu, Tampere ja Turku sopivat DigiOnen toteuttamisesta yhteistyössä. Myöhemmin sopimukseen ovat liittyneet Lahti ja Jyväskylä (yhteistyösopimuksen kaikki kuntaosapuolet jäljempänä Edelläkävijäkunnat).

DigiOne-hankkeessa toteutetaan oppimisen ja koulutuksen järjestelmiä yhteen kokoava valtakunnallinen digitaalinen alusta, jossa on koottuna käyttäjäystävällisesti kaikki opettajan, oppijan, rehtorin, huoltajien ja hallinnon käyttämät tiedot, järjestelmät ja palvelut. Alustan tavoitteena on kasvaa opetusalan valtakunnalliseksi digitaaliseksi ekosysteemiksi, johon myös muut opetuksen järjestäjät ja alan toimijat voivat liittyä. DigiOne kattaa palvelut perusopetukseen ja lukiokoulutukseen. Myöhemmin on mahdollista päättää varhaiskasvatuksen ja ammatillisen koulutuksen palveluiden integroimisesta ja/tai kehittämisestä DigiOneen. Tämä kuitenkin edellyttää erillistä rahoitusta ja kehittämispanosta.

Yhteistyösopimus jakautuu hankevaiheeseen sekä jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen. Hankevaiheessa Edelläkävijäkuntien ja Tieran on tarkoitus kehittää DigiOne ekosysteemiä ja palvelualustaa yhdessä ekosysteemiin kuuluvien palveluiden tuottajien kanssa siten, että jatkossa ratkaisu on käytössä useissa eri kunnissa ja että muut kunnat osaltaan osallistuvat DigiOnen jatkokehittämisen kustannuksiin. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen siirryttäessä DigiOne luovutetaan Tieran hallinnoitavaksi ja sitä kehitetään tarkoituksena saattaa ekosysteemi mahdollisimman laajasti käytettäväksi. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheessa DigiOnessa mukana olevat kunnat päättävät palvelusopimuksessa sovitun hallintamallin mukaisesti palvelualustaan ja ekosysteemiin liittyvistä asioista, jotka operaattorina toimiva Tiera toteuttaa.

Vantaa toimii hankkeen isäntäkuntana, joten Vantaan tehtävänä on hankevaiheen aikana hoitaa ohjausryhmän ja muiden hankkeen aikaisen hallintamallin elinten linjausten täytäntöönpano siten, että hanke toteutetaan sopimuksen, hankesuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisesti. Vantaan isäntäkuntana hankkeen hallintamallin mukaan täytäntöönpanemista linjauksista aiheutuneet kustannukset maksetaan hankkeelle varatuista rahoista. Edelläkävijäkunnat viimekädessä vastaavat hankkeessa aiheutuvista kustannuksesta pakollisten liittymismaksujensa mukaisessa suhteessa. Vantaa järjestää hankeorganisaation käytännön toiminnan, hankkeen maksujen suorittamisen ja vastaa rahaliikenteestä. Hankevaiheessa rahaliikenne Edelläkävijäkuntien Tieran ja Vantaan välillä tapahtuu siten, että Edelläkävijäkunnat ml. Vantaa maksavat Tieralle liittymismaksuja ja Tiera maksaa Vantaalle edelläkävijäpalautusta.

Edelläkävijäkunnat ovat 2020 yhteistyösopimuksella sitoutuneet rahoittamaan hanketta liittymismaksuilla yhteensä n. 5,4 Me:lla, josta Espoon osuus on n. 1,6 Me. Jyväskylän ja Lahden liittyminen yhteistyösopimukseen lisäsi liittymismaksujen yhteismäärää 1,2 Me yhteensä 6,7 Me:oon. Business Finland Oy on aiemmin myöntänyt DigiOnelle 5,4 Me:n tuen ja Kuntaliitto 0,25 Me:n tuen. Edelläkävijäkuntien rahoituksen ja tukien kanssa hankkeen kokonaisbudjetti oli vuonna 2020 yhteensä 12 Me.

Kaupunginhallitus hyväksyi 19.12.2022 § 383 DigiOne yhteistyösopimuksen muutossopimuksen, jossa sovittiin mm. hankkeen lisärahoituksesta yhteensä 2,2 Me (Espoon osuus 550 000 euroa n, 25%) ja hankkeen jatkumisesta vuodelle 2024. Lisäksi kuntaliitto myönsi 0,25 Me:n tuen hankkeelle. Tällöin hankkeen kokonaisbudjetti oli 14,5 Me.

Espoon kaupungin osuus hankkeeseen jo annetuista rahoitussitoumuksista on yhteensä 2 161 100 euroa, josta on maksettu 1 994 664 euroa ja maksamatta on 167 436 euroa.

Yhteistyösopimuksen muutokset

DigiOne-hanke on edistynyt kehitystyössä, mutta hanke tulee kuitenkin viivästymään vuonna 2022 jatketusta aikataulusta (Lukio-opetuksen toiminnallisuudet sisältävä versio luovutettu vuoden 2024 aikana), ja tarvitsemaan uutta lisärahoitusta. Hankkeen viivästymisen keskeisiä syitä ovat ennalta arvioitua laajemman ja monimutkaisen hankkeen suuri työmäärä, seitsemän kaupungin yhteisen kehittämisen hitaus johtuen paikoin liian vähäisestä resurssoinnista, sekä hankkeen aikana muuttuneet ja kiristyneet valtakunnalliset tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset.

Hankkeen viivästymisen, lisärahoitustarpeen sekä korjaavien toimien mahdollistamiseksi yhteistyösopimuksen osapuolet ovat käyneet uudet yhteistyösopimuksen mukaiset muutosneuvottelut. Neuvottelujen tueksi hanke on toteuttanut analyysin hankkeen kokonaistilanteesta hyödyntäen myös ulkopuolisia asiantuntijoita varmistaakseen hankkeen pysymisen nyt sovitussa aikataulussa ja budjetissa.

Saavutetun neuvottelutuloksen mukaisessa muutossopimuksessa tehtäisiin pääkohdiltaan seuraavat muutokset nykyisen yhteistyösopimuksen ja sen vuoden 2022 muutossopimuksen määräyksiin:

-          Sovitaan hankkeen jatkumisesta vuodelle 2025 ja mahdollisesti tätä pidempään siten, että hanke päättyy, kun lukio-opetuksen toiminnallisuudet sisältävä versio on luovutettu Tieralle ja hanke on ajettu alas.

-          Sovitaan hankkeen lisärahoittamisesta enintään yhteensä 11 823 621 eurolla, josta Espoon osuus on 2 955 905 euroa. Lisärahoitus jakautuu vuosittaisiin osuuksiin hankkeen ohjausryhmän vahvistaman budjetin mukaisesti siten, että hankeen ohjausryhmä voi vapauttaa seuraavan vuoden maksupostin, mikäli on pidettävä uskottavana, että Hanke saadaan sopimusten mukaisesti saatettua loppuun. Espoon lisärahoitusosuus 3 milj. ylittää DigiOne-hankkeelle ICT-investointiohjelmaan varatun budjetin v. 2024-25 n. kahdella miljoonalla eurolla. Koska kaupungin ICT-investointibudjettiraami supistuu merkittävästi v. 2024 eteenpäin, keskeneräinen DigiOne-hanke rahoitetaan v. 2025 alkaen ICT-investointiraamin ulkopuolisena erityiseränä, jotta kaupungin muut ICT- ja digikehittämiset eivät enää supistuisi kohtuuttomasti.

Kaupungin ICT-investointibudjetista TA2024 jouduttiin syyskuussa 2023 jo karsimaan muita korkealle priorisoituja järjestelmäuusintoja

-          DigiOnen ennakoidun lisäbudjettitarpeen vuoksi.

-          Hankkeen viivästymisen takia sovitaan, että Edelläkävijäkunnat maksavat perusylläpitomaksua ja yhteisten palvelujen ylläpitomaksua Tieralle aiheutuvien todellisten kustannusten mukaisesti. Ylläpitomaksuissa siirrytään palvelusopimuksen mukaisiin ylläpitomaksuihin, kun peruskoulun toiminnallisuudet sisältävä versio 2.0 luovutetaan Tieralle (tuotantokäyttö alkaa).

-          Hankkeen viivästymisen vuoksi edelläkävijäkuntien velvollisuutta sitoutua DigiOnen käyttöön jatketaan vuoden 2028 lopusta vuoden 2029 loppuun.

-          Ohjausryhmän tulee varmistaa hankkeen suunnitelmien mukainen eteneminen ja toteuttaa sen tarvitsemat toimenpiteet. Tätä varten ohjausryhmälle annetaan toimivalta muuttaa hankkeen hallintamallia pl. sopijapuolten välisten oikeuksien ja velvollisuuksien muuttaminen ja ohjausryhmän oman toimivallan lisääminen.

-          Kullekin Edelläkävijäkunnalle annetaan itsenäinen oikeus poistua hankkeesta, mikäli se ei pidä korjaavien toimien tarkistuspisteeseen 30.4.2024 mennessä tehtyä korjaavien toimien suunnitelmaa ja toimenpiteiden toteutusta riittävinä. Hankkeesta poistuvan kunnan on poistuessaan maksettava osuutensa hankkeen kustannuksista, jotka ovat kertyneet tarkistuspisteeseen mennessä, osuutensa mahdollisista hankkeen alasajon kustannuksista, yhteisten palvelujen ylläpitomaksut vuoden 2029 loppuun asti sekä muut mahdolliset poisjäämisestä Hankkeelle aiheutuvat kustannukset.

Mikäli DigiOnea ei saada nyt neuvotellun muutossopimuksen lisärahoituksella valmiiksi, sovelletaan yhteistyösopimuksen määräyksiä osapuolten neuvotteluvelvoitteesta ja neuvottelujen epäonnistuessa hankkeen keskeyttämisestä. Mikäli hanke keskeytyy tai sopimus puretaan Vantaan kaupungista riippumattomasta syystä, muut Edelläkävijäkunnat vastaavat pakollisten liittymismaksujensa suuruuksien suhteessa Vantaalle hankkeen kustannuksista tai maksamattomista edelläkävijäpalautuksista. Tässä tilanteessa Vantaa vastaa omalla osuudellaan hankekustannuksista.

DigiOne ekosysteemin palveluiden laajentaminen -projekti ja Business Finland Oy:n jatkorahoitus

Edelläkävijäkunnat ovat hakeneet Business Finland Oy:ltä projektirahoitusta DigiOne ekosysteemin palveluiden laajentamiseen (jäljempänä DigiOne2-projekti). DigiOne2-projektin kohteena on ohjaavan valintatarjottimen kehittäminen, applikaatioekosysteemin kehittäminen ja ekosysteemin laajentaminen uusilla palveluilla.

DigiOne2-projektin kustannusarvio on kokonaisuudessaan 2 570 000 euroa. Business Finland Oy on 3.11.2023 myöntänyt projektille avustusta enintään 1 287 000 euroa. Avustus on myönnetty sillä ehdolla, että se voi olla enintään 50 %:ia projektin hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista.

Omarahoitusosuus 1 287 000 euroa jakautuu Edelläkävijäkuntien kesken suhteessa oppijamääriin samoin kuin muukin DigiOnen rahoitus. Espoon osuus omavastuuosuudesta on 321 750 euroa. Omarahoitusosuus on huomioitu edellä kuvatussa neuvotellussa DigiOnen lisärahoituksessa. Business Finland Oy:n rahoituspäätös astuu voimaan, kun projektin omarahoitusosuus eli kuntien omarahoitusosuudet ovat virallisesti varmistuneet ja sen jälkeen ohjausryhmä on tehnyt päätöksen DigiOne 2-projektin rahoituksen vastaanottamisesta. Espoo on tehnyt omalta osaltaan päätöksen DigiOne2-projektin omarahoituksesta 13.10.2013.

Rahoituspäätöksessä Business Finland Oy on asettanut seuraavat tavoitteet:

-          On kehitetty ohjaava älykäs valintatarjotin valitun kumppanin kanssa ja tarjotinta on testattu vähintään kolmessa (3) lukiossa.

-          On rakennettu keskeisimpien palveluiden osalta toimiva applikaatioekosysteemi, jonka toimivuutta on testattu kouluissa.

-          On tuotettu ohjelmistokehityspaketti (SDK) ja tuotteistettu ekosysteemiin liittymisen kokonaisuus.

-          Ekosysteemiin on liittynyt mukaan vähintään kolme uutta yritystä.

Projektista ja omarahoitusosuuteen sitoutumisesta on päätettävä kaikissa Edelläkävijäkunnissa sekä DigiOne hankkeen ohjausryhmässä, joka myös ohjaa DigiOne2-projektia.

Vaihtoehtoinen ratkaisu ja riskit

Päätösehdotuksessa esitetään, että Espoo hyväksyy yhteistyösopimuksen muutoksen ja sitoutuu antamaan lisärahoitusta DigiOne-hankkeen kehitystyöhön ja hyväksymään kehitystyön jatkumisen vuodelle 2025 asti.

Hankkeen keskeiset riskit aiheutuvat siitä, että yhteistyöhön on sitouduttu ja toteutus on vielä keskeneräinen, koska kyseessä on kehityshanke. Liittyessään hankkeeseen Espoo on sitoutunut DigiOne-hankkeen ohjausryhmän enemmistöpäätöksiin. Espoon näkökulmasta epäedullisten päätösten riskiä hillitsee kuitenkin se, että Espoolla on hankkeessa lähtökohtaisesti samat tarpeet ja intressit kuin muilla hankkeeseen osallistuvilla kumppaneilla. Muutossopimuksen perusteella Espoolla tai muulla yksittäisellä kunnalla on oikeus itsenäisesti irtautua yhteistyöstä 30.4.2024 jälkeisen 30 vrk aikana, jos se ei pidä hankkeelle tehtyjen korjaavien toimenpiteiden suunnitelmaa ja toteutusta riittävinä. Tällöin poistuvalle kunnalle lankeaa maksettavaksi osuutensa hankkeen kustannuksista, jotka ovat kertyneet tarkistuspisteeseen mennessä, osuutensa mahdollisista hankkeen alasajon kustannuksista, yhteisten palvelujen ylläpitomaksut vuoden 2029 loppuun asti sekä muut mahdolliset poisjäämisestä Hankkeelle aiheutuvat kustannukset.

Hankkeen toteuttaminen ilman haettavaa lisärahoitusta ei ole mahdollista. Tällöin hankkeelle tulisi arvioitavaksi, tulisiko hanke keskeyttää. Tällöin kuntien DigiOneen käyttämät investoinnit menettäisivät arvonsa.

Hankkeen riskeihin varaudutaan muutossopimuksessa kuvatuilla toimintaedellytysten parantamisella, ehdollisuudella ja seurannan tehostamisella. Hankkeen ohjausryhmä vastaa suoritettavien korjaavien toimenpiteiden käytännön suunnittelusta, priorisoinnista ja suunnitelman laatimisesta. Suunnitelman toteutuksesta, sen seurannasta ja ohjaamisesta vastaa Hankkeen ohjausryhmä toimivaltansa puitteissa.

Päätöshistoria

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi