Fullmäktige
Protokoll 15.05.2023/Paragraf 56

Ordningsnummer 4720/01.02.00/2022

Fullmäktige 15.05.2023 § 56

§ 56

 fornamn.efternamn@esbo.fi

 Telefon 09 816 21

Förslag Föredragande

 Stadsstyrelsen

Behandling 

Beslut

Redogörelse 

Frågan

Johanna Värmälä och 16 andra fullmäktigeledamöter lämnade in en fråga daterad 22.8.2022 om en smidig betalning av lönerna till arbetstagarna i Västra Nylands välfärdsområde.

I frågan framförs att

Välfärdsområdet svarar för allmän social- och hälsovård och räddningsväsendet från 1.1.2023. En del av stadens anställda flyttar till välfärdsområdet. Utbetalningen av deras löner, liksom stadens anställdas, måste vara felfri. När ett nytt system senast togs i bruk uppstod problem hos staden. Nu är man oroad bland annat för eventuella problem med dataöverföring och den stora belastningen på de anställda inom löneförvaltningen. Ledamöterna frågar därför: 1 Hur har Västra Nylands välfärdsområde tillsammans med Esbo stad försäkrat sig om att löneutbetalningen till de arbetstagare som överförs till välfärdsområdet genomförs korrekt från och med 1.1.2023? 2 Vilka ytterligare åtgärder bör staden vidta för att välfärdsområdet i fortsättningen ska klara av sina skyldigheter att betala löner? 3. Hur är staden beredd att agera om det uppstår problem med löneutbetalningen och arbetstagarna inte får sina löner, eller om de är felaktiga? 4 Har staden sörjt för ett tillräckligt antal anställda inom löneförvaltningen för att säkra en smidig löneutbetalning? 5 Vad finns det för behov att göra ändringar i lönesystemet Sarastia för att lönerna ska kunna betalas smidigt och felfritt? 6. Hur utvecklar Sarastia lönesystemet inom den närmaste framtiden?

Svar på frågan

Hur har Västra Nylands välfärdsområde tillsammans med Esbo stad försäkrat sig om att löneutbetalningen till de arbetstagare som överförs till välfärdsområdet genomförs korrekt från och med 1.1.2023?

Svar: Esbo stads personalenhet och dataadministration hade ett omfattande samarbete med välfärdsområdets personalenhet och dataadministration. Vi hade regelbundna möten där akuta frågor behandlades varje vecka i olika forum. Stadens personalenhet utsåg en anställd med samordningsansvar för att löneutbetalningen och dataöverföringen i anslutning till denna skulle lyckas. Dessutom hade staden ett kontinuerligt samarbetsförfarande med organisationerna och personalförvaltningen informerade personalen på intranätet, i nyhetsbrevet till chefer samt via sektorernas personalchefer.

Cirka 5 000 löntagares person-, löne- och anställningsuppgifter överfördes framgångsrikt till Sarastia i samarbete med personalförvaltningen, dataadministrationen, välfärdsområdet och Sarastia. Dessutom överfördes uppgifter från arbetsskiftsplaneringssystemet Titania. Dessutom överfördes bland annat uppgifter om närståendevårdare. De överförda uppgifterna sparas i enlighet med anvisningarna för arkivering i Esbo.

Staden överlämnade uppgifterna i Sarastia om den flyttande personalens löner och anställning vid planenlig produktions- och kompletteringskonvertering. Den senaste vidtogs 3.1.2023. Sarastia utförde den sista informationssökningen 15.1.2023.

Vilka ytterligare åtgärder bör staden vidta för att välfärdsområdet i fortsättningen ska klara av sina skyldigheter att betala löner?

Svar: I början av januari kunde man konstatera att överlåtelsen av rörelsen lyckades i fråga om överföringen av personuppgifter. Sektorernas personalchefer har inte fått kännedom om några särskilda problem i samband med överföringen av personal till välfärdsområdet. Efter att staden framgångsrikt överfört personuppgifterna övergick ansvaret för löneutbetalningen till välfärdsområdet, som lyckades bra vid sina första löneutbetalningar.

Hur är staden beredd att agera om det uppstår problem med löneutbetalningen och arbetstagarna inte får sina löner, eller om de är felaktiga?

Svar: Hösten 2022 förhandlade staden och välfärdsområdet om möjligheten att återföra löneutbetalningen till staden om det uppstår stora problem i dataöverföringen eller om Sarastia inte förmår inleda löneutbetalningen utan stora problem. Vid förhandlingarna konstaterade parterna att ett nytt ekonomisystem infördes av staden samtidigt, 1.1.2023. Det nya ekonomisystemet tvingade också Sarastia att förnya organisationen och kostnadsställena och därför skulle välfärdsområdets löner inte ha gått att betala i stadens Sarastia-system. Det enda alternativet var alltså att lyckas med dataöverföringen och att välfärdsområdets Sarastia kunde börja betala lönerna. Välfärdsområdets löneutbetalning sköts av Sarastia Oy . Välfärdsområdet köper löneutbetalning av Sarastia Oy, men staden sköter den själv och köper lönebetalningssystemet som en tjänst av Sarastia.

Har staden sörjt för ett tillräckligt antal anställda inom löneförvaltningen för att säkra en smidig löneutbetalning?

Svar: När Esbo stad tog i bruk Sarastia-systemet år 2021, visade det sig mycket snart att det inte fanns någon automatiserad löneutbetalning. Därför övergick staden delvis till manuell granskning av lönerna. Hösten 2021 anställde staden fem nya lönesekreterare för att klara löneutbetalningen. Senare anställdes ytterligare några personer för att göra korrigeringar i inkomstregistret.

Tretton lönesekreterare från stadens löneräkning överfördes till Sarastia Oy 1.1.2023 för att sköta välfärdsområdets löneutbetalning. För närvarande behövs det dessutom fortfarande extra lönesekreterare, eftersom arbetsmetoderna för löneräkningen inte har utvecklats.

Vad finns det för behov att göra ändringar i lönesystemet Sarastia för att lönerna ska kunna betalas smidigt och felfritt?

Svar: Stadens löneutbetalning är smidig och problemfri. Antalet betalningsorder och löneåterkrav ligger för närvarande på en normal nivå. Sarastia-systemet bör dock utvecklas, bland annat automatiseringen av lönehöjning och checklistor för att säkerställa att lönerna är korrekta ända till bokföringen. Dessutom bör lönesekreterarnas arbetsmetoder effektiviseras så att det inte behövs extra personal på sikt.

Hur utvecklar Sarastia lönesystemet inom den närmaste framtiden?

Svar: Esbo stad har redan i två år använt Sarastias personalförvaltnings- och lönesystem. Löneutbetalningen är smidig, men systemet kan fortfarande utvecklas, till exempel löneräkningsfunktionerna, kostnadsställesallokeringen, registratursfunktionerna, frågor som gäller undervisningspersonalens tjänstekollektivavtal, rapporteringen samt funktionerna för tidigt stöd till personalen. Löneteamen bör arbeta smidigare, men det viktigaste är dock att lämnandet av uppgifter som påverkar lönerna löper smidigare.

Beslutshistoria

Stadsstyrelsen 17.04.2023 § 120

Förslag Stadsdirektör Mäkelä Jukka

Stadsstyrelsen föreslår att fullmäktige antecknar redogörelsen för kännedom som svar på Johanna Värmäläs med flera fråga 22.8.2022 om en smidig betalning av lönerna till arbetstagarna i Västra Nylands välfärdsområde och konstaterar att frågan är slutbehandlad.

Behandling 

Beslut

Stadsstyrelsen:

Föredragandens förslag godkändes enhälligt.

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom