Det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde
Protokoll 17.12.2021/Paragraf 97

10362/02.05.06/2021

Det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde 17.12.2021 § 97

§ 97

 fornamn.efternamn@esbo.fi

 Växel 09 816 21

Förslag Valmistelujohtaja, ICT ja digi Kuukka Tommi

Behandling 

Föredraganden ändrade sitt förslag enligt följande:

2

beslutar bemyndiga beredningsdirektören för uppgiftsområdet IKT och digitala lösningar att förhandla om de noggrannare villkoren i upphandlingskontraktet och underteckna upphandlingskontraktet på Västra Nylands välfärdsområdes vägnar.

Föredragandens ändringar vid sammanträdet har beaktats i protokollet.

Beslut

Redogörelse När organiseringsansvaret för välfärdsområdet inleds 1.1.2023 överförs tusentals arbetsstationer, skrivare och mobiltelefoner på områdets ansvar. De system som används för hanteringen av dessa apparater som överförs och som är väsentliga med tanke på verksamheten förblir dock i kommunernas ägo, eftersom också den infrastruktur som blir kvar i kommunerna hanteras med dem. När serviceproduktionen inleds behöver välfärdsområdet högklassiga och omfattande färdigheter för hantering av IKT-lösöret samt centraliserat stöd till slutanvändare för IKT-tjänsterna inom hela välfärdsområdet.

Det är nödvändigt att de ovannämnda tjänsterna delvis är tillgängliga redan från 1.3.2022 för att handlingsförmågan för fullmäktige för Västra Nylands välfärdsområde ska kunna tryggas. Tjänsterna ska fungera fullt ut före utgången av 2022.

För att ordna tjänsterna inom grundläggande datateknik beslutade det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde vid sitt sammanträde 1.10.2021 (§ 36) teckna 15 aktier i Kommunernas Tiera Ab. Efter att aktieteckningarna har genomförts är Kommunernas Tiera Ab en anknuten enhet till välfärdsområdet enligt 15 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016). Vid sitt sammanträde 26.11.2021 beslutade det temporära beredningsorganet ingå ett ramavtal om IKT-lösningar med Kommunernas Tiera Ab.

Utifrån ramavtalet har man med Kommunernas Tiera Ab förhandlat fram en servicehelhet för slutanvändar- och apparattjänster samt hantering av användarrättigheter samt ett ibruktagningsprojekt i anslutning till dessa. Installationen av ett omfattande apparatbestånd tar minst 6 månader efter ett noggrant planerings- och testningsarbete. Den helhet som upphandlas omfattar flera uppgifter i färdplanen för den regionala beredningen från delområdena B. Sektorsoberoende system för förvaltning, D. IKT-infrastruktur och E. System inom IKT-infrastruktur.

Den helhet som upphandlas omfattar följande tjänster:

• Stödet till slutanvändare/Service Desk är den primära kontaktpunkten vid alla störningar och servicebegäranden som gäller IKT-tjänster
• Arbetsstationstjänsterna omfattar virtualiseringstjänster som hanteringen och migrationen av arbetsstationer kräver
• För utskrivning genomförs en centraliserad tjänst för utskriftskö
• I fråga om mobillösningen omfattas åtminstone nya arbetstelefoner av centraliserad hantering, via vilken konfigurationer, önskade mobiltjänster, datasäkerhetsprogram och datasäkerhetsinställningar definieras. I tjänsten ingår också tjänster som hänför sig till apparaternas livscykel samt support.

Vid hanteringen av användarrättigheter skapas för miljön i Västra Nylands välfärdsområde en egen hantering av användarrättigheter, Active Directory och Azure AD från noll. Utgångspunkten för planeringen är att skapa en ny identitet för alla användare som överförs till Västra Nylands välfärdsområdes miljö för användning i välfärdsområdets system.

Av Kommunernas Tiera Ab:s standardtjänster anlitas användningssupporten, närsupporten, livscykeltjänsten, apparathanteringen, applikationspaketeringen, användningstjänster, kapacitetstjänsterna och hanteringen av mobila apparater. Av dessa standardtjänster har man vid förhandlingarna bildat en kundspecifik lösning och fastställt en tillhörande ansvarsfördelning mellan välfärdsområdet och Kommunernas Tiera Ab. Till tjänsterna hänför sig också ett sedvanligt servicenivåavtal. I avtalet ingår inte Microsofts M365-tjänster eller leveranser av apparater, utan dessa ska avtalas separat.

Serviceavtalet är tidsbestämt och gäller till 31.12.2023. Välfärdsområdet har möjlighet att före 31.12.2022 med egen anmälan ändra avtalet så att det gäller tills vidare, varefter avtalet har en uppsägningstid på 12 månader. Således är det möjligt att frigöra sig från avtalet.

Västra Nylands välfärdsområde ansökte i oktober 2021 om statsunderstöd för IKT-ändringen i samband med reformen av social- och hälsovården och räddningsväsendet. De infrastrukturinvesteringar som igångsättandet av området kräver ska täckas med detta statsunderstöd. Det finns ännu inget beslut om statsunderstödet, och det är inte säkert att det räcker till. Välfärdsområdet ska dock utan dröjsmål inleda de kritiska IKT-tjänster och projekt som serviceproduktionen kräver, trots osäkerheten.

Uppskattningsvis 1 300 000 euro av det uppskattade värdet på 5 900 000 euro av det serviceavtal som är föremål för upphandlingen riktar sig till 2022 och omfattas således av IKT-förändringsfinansieringen. Av tjänsterna riktar sig 4 600 000 euro till 2023 och utgör till denna del verksamhetsutgifter för välfärdsområdet. Om den IKT-förändringsfinansiering som beviljas välfärdsområdet inte är tillräcklig, kan ibruktagandet avbrytas för att minimera kostnaderna.

I enlighet med 15 § 1 mom. i upphandlingslagen tillämpas upphandlingslagen inte på situationer där den upphandlande enheten gör en upphandling hos en anknuten enhet.

Beslutshistoria

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom