Det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde
Protokoll 14.01.2022/Paragraf 10

150/02.08.00/2022

Det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde 14.01.2022 § 10

§ 10

 fornamn.efternamn@esbo.fi

 Växel 09 816 21

Förslag  

Behandling 

Föredragandens ändring vid sammanträdet har beaktats i protokollet.

Beslut

Redogörelse

Riksdagen godkände lagförslagen och förslagen till uttalanden om social- och hälsovårdsreformen i enlighet med social- och hälsovårdsutskottets betänkande 23.6.2021.

Välfärdsområdena inrättades 1.7.2021 och deras organiseringsansvar inleds 1.1.2023.

I Västra Nylands välfärdsområde sammanträdde det temporära beredningsorganet första gången i slutet av augusti 2021. Genom ett beslut av det temporära beredningsorganet inrättades en stödfunktion för verkställandet av lagstiftningen (back office) vid det temporära beredningsorganets sammanträde 10.9.2021.

Stödfunktionen inledde i september 2021 på uppdrag av det temporära organet beredningen av resurser för verkställandet i fråga om rekrytering och upphandling av sakkunnigtjänster. De första rekryterade personresurserna inledde sitt arbete i området 15.11.2021.

Behovet av resurser i området är betydande eftersom det i Västra Nyland inte finns någon välfärdssamkommun eller andra gemensamma strukturer för kommunerna i området. Välfärdsområdets förvaltning byggs upp från noll.

Det är inte möjligt att tillgodose resursbehovet enbart genom rekrytering på grund av processernas längd, behovet av specialkompetens och tillgången på arbetskraft. Personal från kommunerna i området behövs under 2022 också i kommunerna i uppgifter som gäller ordnande och produktion av social- och hälsovårdstjänster.

I fråga om experttjänsterna finns det ett behov av omfattande konsulttjänster för att överföringen av organiseringsansvaret ska vara möjlig 1.1.2023. Behovet identifierades i oktober 2021. 

I oktober 2021 bedömdes det att det under 2021 i huvudsak är möjligt att utnyttja Esbo stads ramavtal och därmed genomföra upphandlingarna som en del av strukturreformen. Beredningen av experttjänsterna för 2022 inleddes samtidigt.

Beredningen av konkurrensutsättningen av experttjänster inleddes i oktober 2021 genom att man kontaktade statens inköpscentral. Avsikten var att konkurrensutsätta upphandlingen av experttjänster genom ett dynamiskt inköpssystem som inköpscentralen konkurrensutsatt. När beredningen inletts framgick det att den ändring av lagen om Hansel Ab på basis av vilken välfärdsområdena kan utnyttja de avtal, dynamiska system och tjänster som Hansel Ab konkurrensutsatt fördröjs till 2022.

Eftersom välfärdsområdena inte kan utnyttja inköpscentralens dynamiska inköpssystem, var Västra Nylands välfärdsområde tvunget att inleda en öppen konkurrensutsättning av experttjänster i november 2021. En förhandsannons om upphandling av experttjänster publicerades i Hilma 11.12.2021. Målet med den öppna konkurrensutsättningen är att kontrakten ska träda i kraft i mars 2023.

För att genomförandet av reformen ska kunna säkerställas enligt den tidtabell som följer av lagstiftningen är det nödvändigt att anlita experttjänster som köps utifrån från januari 2022 tills Västra Nylands välfärdsområde på basis av ett öppet konkurrensutsättningsförfarande har ingått kontrakten om experttjänster. 

Föremål för upphandlingen

Föremålet för upphandlingen är följande beredningshelheter som det är nödvändigt att inleda för att organiseringsansvaret ska kunna överföras tryggt från 1.1.2023 och för vilka det inte finns någon egen personal i det nyligen inrättade välfärdsområdet:

Experttjänster som välfärdsområdet köper av Deloitte Consulting Oy (maximipris 745 500 euro):

-          Stödtjänster, utredning om nuläget. Enligt ett anbud daterat 24.11.2021 är maximipriset 45 000 euro.

-          Stödtjänster, utredning om alternativ för måltidstjänster. Enligt ett anbud daterat 3.12.2021 är maximipriset 59 625 euro.

-          Projektering inom ekonomi- och personalförvaltning (ett gemensamt projekt för beredningsdirektörerna för IKT, ekonomi och HR). Enligt ett anbud daterat 30.11.2021 är maximipriset 59 625 euro. 

-          Verksamhetsmodell för personalförvaltningen (HR-tjänster och HR-processer). Enligt ett anbud daterat 1.12.2021 är maximipriset 59 625 euro. 

-          Välfärdsområdet som arbetsgivare: Utredning om arbetsgivarens förmåga att locka arbetskraft och få den att stanna (HR, i samarbete med kommunikationen). Enligt ett anbud daterat 1.12.2021 är maximipriset 51 000 euro.

-          Verksamhetsmodell för ekonomin. Enligt ett anbud daterat 3.12.2021 är maximipriset 59 625 euro.

-          Utkontraktering av basservicen inom ekonomi- och personalförvaltningen. Enligt ett anbud daterat 10.1.2022 är maximipriset 285 000 euro.

-          Förändringshelhet inom förvaltningen och upphandlingen till följande delar i enlighet med ett anbud daterat 5.1.2022, maximipris 67 000 euro: 

• Organisering av upphandlingsverksamheten och fastställande av verksamhetsmodellen
• Stöd vid utarbetandet av förvaltningsstadgan och vid utarbetandet av andra behövliga anvisningar och stadgor som måste beredas för att inleda verksamheten
• Organisering av koncernförvaltningen och fastställande av verksamhetsmodellen
• Organisering av beredningshelheten för förvaltning och upphandling och fastställande av verksamhetsmodellen
• Fastställande och organisering av riskhanteringen som helhet

-          Stöd för den operativa hanteringen av beredningen (PMO). Enligt ett anbud daterat 10.1.2022 är maximipriset 59 000 euro.

Experttjänster som välfärdsområdet köper av NHG Finland Oy (maximipris sammanlagt 182 000 euro):

-          Strategiarbetet inom välfärdsområdet samt planering av organisationsstrukturen i enlighet med ett anbud daterat 5.1.2022 är maximipriset 52 000 euro.

-          Budgetberedning 2023 med tanke på en beräkningsmotor. Tjänster i anslutning till sammanställning av budgeten samt utveckling av kostnadsställesstrukturen. Projektet genomförs av Kuntamaisema, som är en del av NHG Finland Oy. Enligt ett anbud daterat 7.12.2021 är maximipriset 130 000 euro.

Experttjänster som välfärdsområdet köper av Public Value Oy:

-          Genomförande av organisationsberedningen och organisationsförändringen inom välfärdsområdet och samordning av servicestrukturerna som en del av beredningen av förvaltningsstadgan och den övriga beredningen av förvaltningen. Enligt ett anbud uppdaterat 13.12.2021 är maximipriset 8 000 euro.

Upphandlingsförfarande

Västra Nylands välfärdsområde har begärt och vid ovannämnda tidpunkter fått anbud på ovan beskrivna tjänster. Välfärdsområdet har begärt anbud av de tjänsteproducenter som ingår i Esbo stads ramavtal om konsultering av företagsledning, Deloitte Consulting Oy och NHG Finland Oy till de priser som anges i ramavtalet. Public Value Oy är inte en tjänsteproducent enligt Esbo stads ramavtal. 

Enligt 40 § 2 mom. 4 punkten i upphandlingslagen kan den upphandlande enheten välja direktupphandling om det är absolut nödvändigt att ingå ett kontrakt och det är omöjligt att iaktta de föreskrivna tidsfristerna på grund av synnerlig brådska till följd av omständigheter som den upphandlande enheten inte har kunnat förutse och som är oberoende av enheten.

I Västra Nyland har en juridisk person som kan förbereda upphandlingar inom välfärdsområdet och rekrytera personal kunnat inrättas först efter att lagstiftningen om social- och hälsovårdsreformen har trätt i kraft och det temporära beredningsorganet för Västra Nylands välfärdsområde organiserat sig i augusti 2021. Den korta tid för verkställandet som börjat sedan lagarna trädde i kraft har lett till en synnerlig brådska i genomförandefasen i området.

Västra Nylands välfärdsområde kunde inte förutse att tjänsterna vid den offentliga förvaltningens inköpscentral Hansel Ab inte kan utnyttjas av välfärdsområdena i slutet av 2021.

Det är absolut nödvändigt att ingå det aktuella kontraktet för att säkerställa att de administrativa strukturerna inom Västra Nylands välfärdsområde blir klara innan organiseringsansvaret överförs 1.1.2023. Med administrativa strukturer avses ekonomiförvaltning, koncernförvaltningens struktur samt förvaltningsstadgan och stödtjänster för social- och hälsovården. De administrativa strukturerna är nödvändiga för att säkerställa en smidig personalöverföring och kontinuiteten i tjänsterna för invånarna i Västra Nylands välfärdsområde.

Med hänvisning till det som anförts ovan anser Västra Nylands välfärdsområde att tjänsterna i fråga kan skaffas som direktupphandling av Deloitte Consulting Oy, NHG Finland Oy och Public Value Oy.

Beslutshistoria

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom