Fullmäktige
Protokoll 24.01.2022/Paragraf 11

11487/12.02.02/2021

Fullmäktige 24.01.2022 § 11

§ 11

 fornamn.efternamn@esbo.fi

 Växel 09 816 21

Förslag Stadsstyrelsen

Behandling Värmälä lämnade understödd av Kerola m.fl. följande förslag till hemställan:

Fullmäktige hemställer att förhandsbedömningarna görs i rätt tid i Esbo stads beslutsfattande.

Efter avslutad diskussion konstaterade ordföranden att stadsstyrelsens förslag hade godkänts enhälligt.

Ordföranden frågade om Värmäläs förslag till hemställan kan godkännas enhälligt. Eftersom ingen motsatte sig förslaget, konstaterade ordföranden att fullmäktige hade godkänt det enhälligt.

Beslut

Redogörelse Johanna Värmälä och 18 andra ledamöter lämnade 15.11.2021 in en fråga om användning av förhandsbedömning inom beslutsfattandet i Esbo.

Frågan lyder:

"Kulturnämnden i Esbo beslutade vid sitt möte i oktober att stänga Sökö bibliotek från 1.3.2022. Det röstades om förslaget. Orsaken till nedstängningen av biblioteket var bland annat att bibliotekslokalen enligt en teknisk bedömning är i dåligt skick och inte tillgänglig.

Sökö biblioteks framtid har behandlats i kulturnämnden också i november 2020. Då konstaterade nämnden att riktlinjerna för biblioteksnätet har betydande ekonomiska konsekvenser, varför nämnden önskade att fullmäktige skulle behandla en utredning av biblioteksnätet och besluta om principerna och kriterierna för utvecklingen av närbiblioteksnätet. Fullmäktige har inte fått något förslag som gäller de ovan nämnda frågorna till behandling.

Kulturnämnden godkände 21.9.2021 följande förslag: "Om den planerade nedstängningen av Sökö bibliotek och Bredviks bibliotek framskrider föreslår nämnden att det av närbibliotekstjänsterna i Sökö och Bredvik görs förhandsbedömningar som bedömer effekterna på invånare, personal, tjänster, miljö och ekonomi." I förslaget som behandlades i kulturnämnden i oktober 2021 konstaterades det att biblioteket har beställt en förhandsbedömning av konsultföretaget FCG. Arbetet uppskattas vara färdigt före utgången av 2021.

Förhandsbedömning är ett sätt att på förhand bedöma hur det aktuella förslaget skulle påverka invånare, ekonomi, personal, miljö och tjänster. I många författningar förutsätts en förhandsbedömning av konsekvenserna. Också FN:s konvention om barnets rättigheter förutsätter att i beslut som gäller barn övervägs i första hand barnets bästa. Nedläggningen av Sökö bibliotek gäller barn. Dessutom har den konsekvenser för bland annat de äldres vardag.

På basis av det som framförs ovan frågar ledamöterna:

1. Varför fattades beslutet att stänga Sökö bibliotek innan förhandsbedömningen blev klar?
2. Hur förbättrar Esbo användningen av förhandsbedömning i beslutsfattandet?"

Nedstängningen av Sökö bibliotek

Beslutet om nedstängningen av biblioteket fattades vid kulturnämndens möte i oktober, eftersom orsakerna till nedstängningen krävde att man agerade utan obefogat dröjsmål. Sökö biblioteks lokaler är i dåligt skick och inte tillgängliga. Det är inte möjligt att på lika villkor ställa Sökö biblioteks nuvarande lokaler till förfogande för alla kommuninvånare. Det är inte godtagbart att på lång sikt fortsätta att tillhandahålla offentliga tjänster för hela befolkningen i lokaler där invånare med funktionsnedsättning och invånare med nedsatt rörelseförmåga inte har likvärdiga möjligheter att uträtta ärenden.

I enlighet med programmet En ekonomiskt hållbar stad som fullmäktige beslutat om måste biblioteksnätet stegvis medföra besparingar på över en miljon euro. Sökö biblioteks hyra fördubblas 2022 och uppsägningstiden är 12 månader. Också av denna anledning var det nödvändigt att behandla beslutet om nedstängning av Sökö bibliotek i kulturnämnden redan hösten 2021.

I sitt beslut att stänga Sökö bibliotek förutsatte kulturnämnden att man i Sököområdet letar fram lokaler för ett tillfälligt litet bibliotek i samma stil som biblioteket i köpcentret Pikkulaiva. Biblioteket har aktivt varit i kontakt med olika aktörer i området och en lämplig lokal söks som bäst.

Förhandsbedömningen av konsekvenserna som gäller tjänsterna i närbiblioteken i Bredvik och Sökö har blivit klar och den föredras för kulturnämnden vid mötet i december.  Förhandsbedömningen av konsekvenserna ger god information om hurdana tjänster som önskas i området. En del av behoven, såsom att ordna samlings- och mötesplatser, gäller också andra aktörer än biblioteket.

Frågan som lyfts fram om barnens delaktighet och beaktande av dem är också central, och perspektivet har beaktats starkt förutom i förhandsbedömningen av konsekvenserna också i större utsträckning i planeringen av bibliotekstjänsterna i Esboviken: man har lyssnat till ungdomarna i Sököområdet bland annat vid en verkstad där de unga har fått delta i planeringen av Lippulaivabiblioteket.

Utnyttjande av förhandsbedömningen i beslutsfattandet

Esbo stad använder i många resultatenheter förhandsbedömning för att bedöma konsekvenserna av projekt och investeringar för till exempel invånare, ekonomi, personal, miljö och tjänster. Även om inte alla resultatenheter utnyttjar förhandsbedömningen som beskrivs i motionen, är bedömningen av konsekvenserna inbyggd i många processer.

Exempelvis stadens upphandlingscentral bedömer i sina upphandlingar alltid i fråga om relevanta delområden konsekvenserna för upphandlingarna, och å andra sidan förpliktar olika lagar, såsom informationshanteringslagen, till konsekvensbedömning.

Nedan lyfts det fram några sätt på vilka olika sektorer och resultatenheter utnyttjar förhandsbedömning i sin verksamhet.

Inom välfärds- och hälsosektorn har man vid beredningen av beslutsfattandet använt sig av förhandsbedömning (tidigare bedömning av verkningarna på människor) sedan 2011. Vid beredningen av beslut i välfärds- och hälsonämnden bedöms alltid behovet av en förhandsbedömning av konsekvenserna och enligt anvisningarna ska en förhandsbedömning göras, om

-          beslutet har omedelbara och/eller långsiktiga konsekvenser för kommuninvånarnas välfärd, levnadsförhållanden, hälsa eller skillnader i välfärd mellan invånargrupper. Beslutet har betydande konsekvenser för en viss grupp av invånare eller ett visst område (till exempel personer med främmande språk som modersmål, personer med funktionsnedsättning)

-          beslutet är strategiskt, funktionellt eller ekonomiskt betydande

-          beslutet innebär en betydande förändring i tjänsterna eller ett nytt sätt att ordna tjänsterna

-          beslutet har omedelbara och/eller långsiktiga direkta konsekvenser eller betydande indirekta konsekvenser för företagsverksamheten (till exempel servicestrukturen, områdets attraktionskraft, enskilda företag och/eller företagsklimatet)

-          beslutet har betydande konsekvenser för personalen eller ledningen

-          det förekommer betydande motsägelser i samband med frågan

-          frågan har betydande konsekvenser för barn (barnkonsekvensanalys)

-          frågan har betydande könskonsekvenser.

Förhandsbedömningen används och utnyttjas också som bakgrundsdokument vid beredningen så att beredaren går igenom det ärende som bereds via ovan nämnda synvinklar och ärendet beskrivs i beslutsförslagets redogörelse. På samma sätt utnyttjas förhandsbedömningen som en checklista, även om det i slutändan inte finns något behov av att göra själva förhandsbedömningsdokumentet.

Inom sektorn för fostran och lärande har man beslutat göra en förhandsbedömning av beslutens konsekvenser alltid när frågan till exempel har betydande konsekvenser

-          för barn, unga eller familjer,

-          för en viss invånargrupp eller ett visst område, eller

-          om beslutet innebär en betydande förändring i tjänsterna eller

-          ett nytt sätt att ordna tjänster.

Inom sektorn för fostran och lärande har man beslutat att det i all beredning av beslutsfattandet ska finnas en mellanrubrik om övervägande av barnkonsekvenser. Om det inte är nödvändigt att göra det för någon punkt, ska detta också konstateras separat.

Blanketten för förhandsbedömning används vid behov i all beredning inom Esbo stads beslutsfattande. Det finns ingen separat blankett för barnkonsekvensanalys, utan den ingår här. Målet är att skapa en systematisk förhandsbedömning av konsekvenserna av beslut som gäller barn, unga och familjer.

Målet är också att i allt högre grad engagera barn och unga i beslutsfattandet och att säkerställa att man lyssnar till målgruppen som en del av förhandsbedömningen.  Också ungdomsfullmäktige ska ges möjlighet att påverka planeringen, beredningen, genomförandet och uppföljningen av verksamheten inom kommunens olika sektorer i ärenden som ungdomsfullmäktige bedömer vara betydande för barn och unga.

Inom stadsmiljösektorn görs planeringen och byggandet av stadens gator och parker i enlighet med de processer, konsekvensbedömningar och växelverkan som markanvändnings- och bygglagen förutsätter.

Enligt lagen ska förhandsbedömning göras inom stadsplanering och planläggning. I planläggningen kallas det bedömning av verkningar och den görs för varje plan som har märkbara konsekvenser för miljön och invånarnas vardag.

Affärsverket Esbo lokaler ansvarar för anskaffningen och underhållet av lokaler. Esbo lokaler gör en förhandsbedömning för en lokal efter att den som hyr lokalen har sagt upp hyresavtalet för lokalen. Därefter övervägs de olika alternativen för användning av lokalen och deras konsekvenser för både ekonomin och verksamheten.

Inom resultatområdet för livskraft hör förhandsbedömningen till beslutsfattandet när det är fråga om ett beslut som har särskilda konsekvenser med tanke på jämlik behandling eller rättvis betjäning av någon invånargrupp eller motsvarande. I processen utreds före det slutliga beslutet ur olika synvinklar hur beslutet påverkar kommuninvånarnas vardag, hur det relaterar till tidigare motsvarande beslut eller om det leder till ojämlikhet. Vid förhandsbedömningen är det viktigt att undersöka saken ur olika målgruppers synvinkel (föreningar, barn/unga, personer i arbetsför ålder, seniorer, specialgrupper och samarbetspartner). En analys av alternativen och en konsekvensbedömning bidrar till att skapa en uppfattning om den framtida verksamheten.

I förhandsbedömningen bedöms de direkta konsekvenserna för kommuninvånarna och det görs en bedömning av hälsoeffekterna när det gäller hur beslutet skulle påverka människor fysiskt, psykiskt och socialt. Besluten måste vara ekonomiskt, ekologiskt och framför allt socialt hållbara. Besluten ska vara sådana att de kan meddelas och motiveras.

Bedömningen görs också ur jämlikhets- och rättviseperspektiv. Målet är att undvika beslut som kan leda till att någon slutar med hobbyer eller i värsta fall till socioekonomisk utslagning.

Beslutsfattandet stöder sig på Berättelsen om Esbo och de långsiktiga planerna.

Avslutningsvis

Förhandsbedömning eller annan konsekvensbedömning används i mycket stor utsträckning inom Esbo stads beslutsfattande när det är fråga om tjänster för kommuninvånarna. Bedömningarna är en viktig del av ledning genom information. Mångsidigt bedömda beslut hjälper att reagera och förutse situationer. Olika bedömningsmetoder lämpar sig för olika verksamheter, projekt och investeringar. Passliga bedömningar kommer även i fortsättningen att vara en viktig del av Esbo stads beslutsfattande.

Beslutshistoria

Stadsstyrelsen 10.1.2022 § 15

Förslag  Stadsdirektör Mäkelä Jukka

Stadsstyrelsen föreslår att fullmäktige antecknar redogörelsen för kännedom som svar på Johanna Värmäläs m.fl. fråga 15.11.2021 om användning av förhandsbedömning inom beslutsfattandet i Esbo och konstaterar att frågan är slutbehandlad.

Beslut

Stadsstyrelsen:
Föredragandens förslag godkändes enhälligt.

Beslutshistoria

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom