Fullmäktige
Föredragningslista 23.03.2026/Ärendenr. 8

Ordningsnummer 4362/02.08.00/2025

Fullmäktige 23.03.2026  

 fornamn.efternamn@esbo.fi

 Telefon 09 816 21

Förslag Föredragande

 Stadsstyrelsen

Behandling 

Beslut

Redogörelse 

Motionen

Ledamot Mikko Laakso och 23 andra ledamöter lämnade 17.11.2025 en motion där de frågar hur och med vad användningen av digitalt auktionsförfarande ska utvidgas, så att användningen av digital auktion uppnår en omfattning som motsvarar rekommendationen.

I motionen konstateras det att enligt den nyligen godkända Berättelsen om Esbo balanseras Esbo stads ekonomi genom en kontrollerad utgiftsökningstakt, förbättrad produktivitet och de totalekonomiskt bästa lösningarna.

När det gäller upphandlingar har Berättelsen om Esbo slagit fast att staden använder de totalekonomiskt bästa lösningarna och förbättrar upphandlingarnas kostnadseffektivitet. De bästa upphandlingslösningarna måste tas i bruk i rask takt för att staden ska få kostnadseffektivitet och besparingar redan under denna fullmäktigeperiod.

Ledamöterna lyfter fram HUS’ upphandlingar, vid vilka en digital auktion har införts. Denna upphandlingsmodell har medfört uppskattningsvis 15 procents besparingar jämfört med de tidigare avtalspriserna.

Enligt motionen lämpar sig auktion för standardupphandlingar. Enligt utredningar har auktion använts i stor utsträckning i Europa vid enkla varuupphandlingar, men också vid tjänsteupphandling, såsom vid upphandling av skjutstjänster, städtjänster och underhållstjänster.   Enligt experter är det tillrådligt att använda digital auktion i cirka 30 procent av alla upphandlingar.

Ledamöterna begär dessutom att det för fullmäktige bereds ett förslag om att öka upphandlingarnas kostnadseffektivitet och om att i större utsträckning än för närvarande använda digital auktion. Hur och med vilken plan ska användningen av det digitala auktionsförfarandet utvidgas så att auktionen får samma omfattning som rekommendationen?

Svar på motionen

Esbo stad följer i sina upphandlingar bland annat upphandlingslagstiftningen samt Esbo stads etiska principer och gemensamma spelregler (så kallad Code of Conduct).

Bakgrund till digital auktion

Upphandlingslagstiftningen gör det möjligt att använda digital auktion som en del av en upphandling i det sista skedet av konkurrensutsättningen. Digital auktion är också ett sätt att genomföra en förenklad upphandling inom ett ramavtal eller ett dynamiskt inköpssystem.

Digitala auktioner lämpar sig bäst för marknader med tillräcklig konkurrens, ett tydligt, förutsägbart, återkommande och neutralt inköpsbehov samt priser som är lätta att jämföra. Typiska exempel på lämpliga objekt för digitala auktioner är olika standardiserade och lättdefinierade varor. Dessutom ska den mängd som anskaffas vara tillräckligt lockande för anbudsgivarna och de potentiella besparingarna tillräckligt attraktiva för den upphandlande enheten för att det extra administrativa arbete som den digitala auktionen förutsätter ska löna sig. Det är också viktigt att man satsar på tydliga, entydiga och begripliga specifikationer av anbudsbegäran, särskilt när anbudsgivarna vet exakt om vad och på vilka villkor de konkurrerar, vilket gör det lättare för dem att beräkna bästa möjliga anbudspris. Dialogen med marknaden innan anbudsförfarandet inleds är därför mycket viktig.

Användningen av digital auktion och identifierade utmaningar på Esbo stad

Esbo stad har redan länge genom digitala auktioner upphandlat bland annat olika livsmedel. Vid livsmedelsupphandling har det konstaterats att digitala auktioner i praktiken leder till betydande kostnadsbesparingar. Hösten 2025 utvecklades upphandlingsmodellen ytterligare när Esbo stads upphandlingscentral tillsammans med Esbo catering inrättade ett dynamiskt upphandlingssystem för livsmedel, inom vilket förenklad upphandling kan genomföras genom digital auktion. I upphandlingsprocessen begärs i början av den digitala auktionen förhandserbjudanden enligt en på förhand definierad produktkatalog av alla deltagare i det aktuella delområdet av det dynamiska upphandlingssystemet. Under auktionen har anbudsgivarna möjlighet att sänka sitt anbud. Auktionens längd fortsätter alltid i 5 minuter efter det senaste anbudet.

De digitala auktionernas kostnadseffektivitet är obestridlig. Med hjälp av digitala auktioner uppnåddes besparingar på 0, 4, 5, 8, 9 och 17 procent mellan det preliminära anbudet och det slutliga priset i livsmedelsauktionerna sommaren 2025. Till exempel sänktes priserna på köttprodukter med 230 000 euro under ett halvår (priserna jämfördes mellan det dyraste preliminära anbudet och det vinnande priset). Vid motsvarande upphandling av frukt och grönsaker gav den digitala auktionen en inbesparing på sammanlagt 179 000 euro på ett halvår.

Det är bra att beakta att staden redan nu också använder så kallade vanliga förenklade konkurrensutsättningar som en del av många ramavtal. Även med hjälp av dessa kan priskonkurrens införas för avtalsperioderna. Förenklade konkurrensutsättningar är administrativt lättare att genomföra än digitala auktioner för både anbudsgivare och staden.

Digitala auktioner om avtal i Esbo stad har i regel ordnats med 6–12 månaders mellanrum, och ett särskilt frekvent intervall rekommenderas vanligen inte på grund av den tunga processen.

Plan för att utvidga användningen av digitalt auktionsförfarande

Staden har flera upphandlingar där det lönar sig för upphandlingscentralen och andra enheter som utför upphandlingar att i fortsättningen närmare undersöka möjligheterna att utnyttja digitala auktioner och i de fall som kan identifieras som ändamålsenliga stöda den beställande enheten vid etablerandet av modellen.

För att främja kostnadseffektiviteten kommer byrån att aktivt utföra mer bakgrunds- och påverkansarbete för att digitala auktioner ska kunna tas i bruk vid upphandlingar där användningen av dem bedöms medföra tydliga besparingar. Upphandlingscentralen har utarbetat en plan för att utvidga användningen av digitala auktioner i staden:

1. Upphandlingscentralen tar i samband med varje ramavtal upp till samtal med sektorn en fråga om huruvida digital auktion skulle passa för den aktuella upphandlingen.
2. Esbo stad gör vid alla upphandlingar vars värde överstiger sju miljoner euro en fördjupad analys av kostnadseffektiviteten. I samband med den för upphandlingscentralen fram, för de upphandlingars del som den ansvarar för, det lämpligaste upphandlingssättet för diskussion, i synnerhet digital auktion.
3. Upphandlingscentralen går igenom alla planerade upphandlingar för åren 2026 och 2027 internt och gör upp en plan över potentiella objekt för att utnyttja digital auktion.
4. Upphandlingscentralen inleder diskussioner med anbudsgivarsidan om hur digital auktion fungerar i områden som betraktas som potentiella användningsområden för den.

Sammandrag

Upphandlingscentralen strävar systematiskt efter att öka användningen av digital auktion för att åstadkomma besparingar vid ändamålsenliga upphandlingar. I synnerhet vid livsmedelsupphandling kommer man även i fortsättningen att utnyttja den sparmöjlighet som digital auktion medför.

Beslutshistoria

Stadsstyrelsen 2.3.2026 § 63

Förslag   Föredragande

Stadsdirektör Kai Mykkänen

Stadsstyrelsen föreslår att fullmäktige antecknar redogörelsen för kännedom som svar på ledamot Mikko Laaksos m.fl. motion om att i större utsträckning än för närvarande använda digital auktion och öka upphandlingarnas kostnadseffektivitet samt konstaterar att motionen är slutbehandlad.

Beslut

Stadsstyrelsen:

Föredragandens förslag godkändes enhälligt.

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom